회의 리더의 역할과 책임

회의 리더는 참가자를 계획, 조직 및 관리하고 참가자를 회의에 초대하는 책임이있는 직원입니다. 그들은 실제 회의의 진행을 담당하고 책임지고있는 책임자입니다. 그들은 회의가 목표를 성공적으로 달성했는지 확인하기 위해 회의 전, 도중, 후에 행동을 취합니다.

누가 회의를 이끌고 있습니까?

회의 주최자는 회의 및 팀을 성공으로 이끄는 데 핵심입니다. 회의 리더로 활동하는 직원은 매우 중요합니다. 일부 회의에서 리더는 부서장, 팀 리더 또는 고위 경영진이 주도권을 잡기 위해 임명 한 사람입니다. 이 직원들은 매니저 또는 리더로서의 기술력으로 인해 리더십 역할로 선정되었습니다.

다른 때에는 직원이 자연스럽게 리더로 부상 할 수 있습니다. 이 지도자는 다른 직원이 바라보고 존경하는 직원입니다. 경우에 따라 팀은 모든 구성원 중에서 리더십 역할을 바꾸기로 결정할 수 있습니다. 이를 통해 모든 팀원들은 계속해서 회의 리더로서의 기술을 개발하고 성공적인 회의를 창출 할 수 있습니다.

회의 책임자의 책임

다음은 회의 리더의 주요 책임 사항입니다.

• 수행해야 할 목표, 작업 또는 목적을 결정합니다. 이것은 대개 임무 또는 리더의 직무 내용의 일부입니다.
• 회의가 목표 또는 목적을 얻거나 원하는 결과를 얻는 최상의 방법인지 결정합니다. 질문에 대답하십시오: 회의가 필요합니까?
• 회의 계획에 도움이 필요한 사람을 결정합니다.
• 팀 또는 리더로서 회의 의제를 결정합니다. (진행중인 회의에서이 작업은 현재 회의가 끝날 때 수행됩니다.)
• 공유 조직 달력을 사용하여 가장 자주 날짜, 시간 및 위치를 결정합니다.

• 독서, 재무 정보, 기록, 관련 팀 회의록 등 회의 사전 작업을 결합합니다.
• 참석자를 초대하고 숙제를 배포하고 가능한 한 많은 시간을 허용하는 사전 작업을함으로써 참가자는 회의 준비를합니다.
• 회의가 기록을 세우기 위해 기록부 또는 분 회의 진행자와 약속, 행동 항목 또는 결정을 기록하도록합니다. 회의의 질서있는 수행을 위해 필요한 경우 타임 키퍼를 임명합니다.
• 참가자들을 따뜻하게하고 회의 참가자들이 서로 의사 소통하고 아이디어와 정보를 교환하는 환경을 조성하기 위해 쇄빙선을 사용할 수 있습니다.

• 일찍 도착하고 회의를 진행하며 모든 참가자를 참여시킴으로써 각자의 존재가 회의에서 필수적이라고 느낀다. 이렇게하면 다음 회의에 참여할 수 있습니다.
• 참가자가 지루하고 지루하지 않다고 느끼도록 회사 회의에 향신료를 씁니다. 쇄빙선, 유머, 또는 재미있는 예를 사용하든, 회의는 웃지 말고 끝나지 않아야합니다.
• 다음 단계 및 조치 항목이 지정되고 처리되도록합니다.
• 회의를보고하고 다음 회의의 의제를 계획합니다.

• 자원 봉사자가 문제를 겪고있는 경우 활동 항목이 잘 진행되고 있는지 확인하고 도움 및 / 또는 자원을 제공하기 위해 회의 사이에 참가자들과상의하십시오.

추가 리더 역할

회의 책임자는 이러한 책임을 맡으면서 커뮤니케이션,보고 및 팀원 성과와 관련된 역할을 수행합니다.

교차 기능을 수행하는 팀 또는 회의의 모든 구성원은 회의 또는 진행중인 팀의 활동 및 진행 상황에 대해 부서 또는 기능에 대한 정보를 제공해야합니다. 그들은 또한 팀이나 회의에없는 동료들로부터 의견을 구할 책임이 있습니다. 모든 직원이 모든 회의에 참석할 수있는 것은 아닙니다.

지도자는 효과적인 의사 소통 및 피드백을 통해 고위 관리자를 참여시키고 정보를 제공하는 추가 책임이 있습니다. 팀 또는 회의 외부의 직원, 특히 조직 리더로부터 건물 소유권을 확보하면 팀 또는 회의가 솔루션이나 아이디어를 개발, 구현 및 통합하는 데 성공할 수 있습니다.

회의 참가자가 회의에서 비효율적으로 수행하는 경우, 지도자는 회의 중에 효과적인 회의 진행자 기술과 회의 외부의 효과적인 코칭을 통해 행동을 정정 할 책임이 있습니다. 회의 참석자가 자신의 의견을 독점하거나 다른 회원을 비난하는 회의 참가자는 회의 성공을 방해하기 전에 수정해야합니다.

이러한 활동은 회의 참가자들이 비효율적 인 사건이 전개되고 역기능적인 회원이 진전을 방해 할 때 자신을 비웃음으로써 지도자를 도울 수있는 편안하고 성숙한 수준에 도달 할 때까지 필요합니다.

효과적인 회의 리더는 프로젝트 또는 팀이 성공적으로 수행한다는 것을 보장하지 않지만 프로젝트, 부서, 회의 또는 팀이 성공할 때 중요한 기여 요인입니다.

회의록은 회의록이 적시에 적절하게 작성되고 배포 될 때 성공적인 회의에 효과적으로 기여합니다.