인사 파일 액세스 정책 및 샘플 링크

모든 인사 부서는 광범위한 기록을 유지합니다. 법에 따라 HR은 일정 기간 동안 많은 것을 유지해야합니다. 직원들은 이러한 기록이 존재한다는 사실을 잘 알고 있습니다 (일부는 회사에서 회사로 파일을 따라 간다는 인상을받습니다. 사실이 아닙니다).

직원은 이러한 레코드가 존재한다는 것을 알고 있기 때문에 때때로 파일을보고 파일에 포함 된 내용을 확인해야합니다.

직원 (및 전 직원의 액세스 권한)을 제공하는 방법을 결정할 때 귀하의 비즈니스에 적용되는 모든 법률을 염두에 두십시오. 많은 주에서는 회사가 현재 및 이전 직원이 파일의 특정 부분을 사용할 수 있도록하는 법률을 갖고 있습니다. 고용 변호사에게 귀하의 정책이 모든 법률을 준수하는지 확인하십시오.

예를 들어, 연방법은 미국 장애인 법 관련 기록을 인사 기록과 별도로 보관할 것을 요구합니다. 귀하의 회사가 HIPAA의 적용을받는 경우, 귀하의 의료 기록 보관소가 HIPAA를 준수하는지 확인하십시오.

직원들이 파일에서 볼 수 있도록 허용하는 데 많은 여유가있을 수 있습니다. 하지만 직원이 특정 정보 (예: 참조 확인)에 액세스 할 수 없다고 판단하더라도 소송의 경우 정보를 발견 할 수 있음을 명심하십시오.

따라서 직원에게 물건을 정확하게 기록하고 항상 법을 지키도록 직원에게 지시하십시오. 종업원 기록은 농담이나 협박에 대한 언급이 아닙니다. 이것들은 법정에서 잘 돌아 가지 않습니다.

일반적으로 기록에 대한 게이트 키퍼 한 명이 있으면 절차가 준수되고 일관성이 유지됩니다. 다른 사람이 전혀 액세스를 거부하는 동안 사람들이 자신의 기록을 다시 자신의 책상으로 가져갈 수있게하는 한 명의 HR 관리자는 원하지 않습니다.

모든 사람들이 단일 소스를 통과하도록 요구하면 일관되고 합법적 인 상태를 유지하는 데 도움이됩니다. 기록 및 기록 보존 및 접근에 관한 법률은 까다 롭습니다. 최신 상태로 유지하십시오.

아래의 정책은 귀하의 사업을 시작하기에 좋은 출발이지만 주법 및 지역 법이 다를 수 있음을 기억하십시오.

직원 레코드 액세스 정책 샘플

모든 직원, 전직 직원 및 직원 대표는 인사부 직원에게 사전 통지하여 인사 파일의 특정 내용을 볼 수 있습니다. 고용, 승진, 징계 조치 및 양도와 같은 직원 고용 요건과 관련된 문서를 볼 수 있습니다. 또한 직원은 정책 사인 오프 양식 및 교육 기록을 검토 할 수 있습니다.

직원이 검토 할 수없는 문서에는 참조 또는 참조 점검, 경영진이 수행 한 조사 기록, 의료 기록, 사법 절차와 관련된 문서, 다른 직원의 기밀을 위반하는 문서 및 직원 계획에 사용 된 문서가 포함됩니다.

순서

인사 파일의 허용 가능한 내용을 검토하려는 직원은 인사부에 24 시간 (주말 제외)으로 연락해야합니다. 이전 직원 또는 인사부 직원이 알지 못하는 사람들은 인사 파일에 액세스 할 수있는 신원 확인 및 / 또는 증명을 제시해야합니다.

직원은 인사부 담당자가있는 직원 파일을 검토해야합니다.

직원은 직원 파일의 어떤 부분도 사무실에서 삭제할 수 없습니다.

직원은 파일 또는 파일의 일부 사본을 요청할 수 있습니다. 이유가 있으면 인사부 담당자가 사진 복사를 제공합니다. 광범위한 복사의 경우 직원은 사본을 지불해야합니다.

직원이 인사 파일에있는 문서에 만족하지 못하는 경우 직원은 인사 담당자 직원이 있으면 설명이나 설명을 작성하여 이의 제기 된 문서에 첨부 할 수 있습니다. 어떠한 경우에도 HR 직원이나 직원이 실제 문서를 변경하지 않습니다.

직원은 인사 파일에서 문서를 제거하도록 요청할 수도 있습니다. 인사부 담당자가 동의하면 해당 문서가 삭제 될 수 있습니다. 인사부 직원의 의견이 일치하지 않는 경우 회사는 개방 된 문 정책 (Open Door Policy)에 명시된 방식으로 이의를 제기 할 수 있습니다.

조직의 개인 파일 액세스 정책을 개발할 때이 정책이 유용하다는 것을 알았 으면합니다. 조직의 필요와 문화에 맞게 정책을 사용자 정의하십시오.