회사 회의 계획 방법

차례:

프로젝트 미리 계획하기
팀 구축
일정 계획
공간 찾기
그것을 당겨
샘플 회사 회의 계획
1. 프로젝트 사전 계획
2. 프로젝트 팀 구성
3. 의제 개발
4. 공간 계획
5. 이벤트 홍보
6. 후속 조치
7. 검토 및 평가
추가 계획

축하해! 귀하의 회사는 회사의 모든 레벨에서 선택된 직원 그룹에 대한 회의를 개최하게됩니다. CEO가 당신에게 프로젝트 매니저의 책임을 부여했습니다. 이 팁과 샘플 프로젝트 계획은 프로젝트 관리자가 회사 회의 또는 이와 유사한 복잡한 프로젝트를 위해 프로젝트 계획을 수립하는 방법에 접근 할 수있는 한 가지 방법을 보여줍니다.

프로젝트 미리 계획하기

첫 번째 단계는 계획을 세우는 것입니다. 먼저 이벤트를 이해 관계자와상의하십시오. 작년에 이런 일이 있었다면, 무엇이 옳았습니까? 무엇이 잘못 되었습니까? 누가 프로젝트를 관리했으며 올해에 함정을 피할 수 있도록 도와 줄 수 있습니까? CEO가 당신에게 프로젝트를 배정한 이래로, 그 / 그녀가 행사에서 무엇을 원하는가? 언제 행사가 될 것인가? 어디에? 예산이란 무엇입니까?

최대한 많은 정보를 수집하십시오. 이것은 프로젝트 계획을 수립하는 골격이 될 것입니다.

팀 구축

이 프로젝트를 성공으로 이끄는 데 필요한 다른 리소스는 무엇입니까? 이 행사를 성공적으로 이끌 수있는 다른 부서의 사람들이 있습니까? 도움을 받으려면 무엇을해야합니까? 그냥 상사에게 공식 승인을 요청해야합니까? 그들에게서 얼마나 많은 시간이 필요합니까? 당신이 제공해야 할 구체적인 기술은 무엇입니까? 원하는 사람이없는 경우 다른 사람이 그 기술을 제공 할 수 있습니까?

이것이 전사 차원의 회의이기 때문에 HR은 어떻게 도움이 될 수 있습니까? 시설 부서에서 도움이 필요하십니까? 마케팅 부서는 어떤가? 그 지역에서 도움이 필요하십니까?

일정 계획

회의가 얼마나 오래 지속되는지 알게되면 시간 블록을 채우기 시작합니다. 개회 발표자가 필요합니까? 누가 될 것인가? 참석자들을 함께 지키겠습니까? 아니면 프로그램의 일부를 위해 작은 그룹으로 나누시겠습니까? 얼마나 많은 다른 연사가 필요합니까? 탈옥하면 누가 더 작은 세션을 준비 할 것인가?

이벤트는 하루 이상 걸릴까요? 첫날을 어떻게 닫으시겠습니까? 둘째 날에 어떻게 다시 열리시겠습니까?

결국 당신은 어떻게 끝내겠습니까? 폐회 연설이 필요하십니까? 호텔 예약시 사람들의 물류를 어떻게 처리 할 것인가?

공간 찾기

얼마나 많은 사람들이 올지 알아보십시오. 그런 다음 필요한 공간의 크기를 결정하십시오. 행사는 어디에서 개최됩니까? 본사에 방이 있습니까? 아니면 더 넓은 공간이 필요합니까? CEO가 회의를 오프 사이트에서 개최하여 사람들이 집중할 수 있도록하거나 비용을 최소화하기 위해 사무실에서 개최하고 싶습니까?

귀하의 지역에서 필요한 공간을 제공 할 수있는 부동산은 무엇입니까? 공항 근처의 호텔은 시외에서 오는 사람들의 여행 시간을 최소화하기위한 좋은 선택입니까? 아니면 마을에서 더 조용한 것을 찾아야합니까?

각기 다른 장소에서 시설에 대한 요금은 얼마입니까? 그들이 무엇을 포함하고 무엇을 구입하고 가져올 필요가 있습니까? 그들은 당신과 함께 일할 개인을 지정할 것입니까? 외부의 물질 및 사람들에 관한 정책은 무엇입니까?

그것을 당겨

최소한 대부분의 질문에 대한 답을 모아 프로젝트 계획을 수립 할 수 있습니다. 여기에 우리가 보여주는 것은 프로젝트 작업 목록 인 WBS (Work Breakdown Structure) 만 있습니다. 작업 또는 타임 라인 간의 종속성을 포함하지 않습니다. 그것들은 나중에 추가 될 것입니다.

샘플 회사 회의 계획

프로젝트 관리 기본 도구를 사용하여 계획 과정에서 프로젝트 계획 및 프로젝트 관리 기술 사용에 대한 생각을 논의했습니다. 다음은 프로젝트 계획 WBS (Work Breakdown Structure)가 회사 회의를 계획하는 프로젝트를 찾는 방법입니다.

1. 프로젝트 사전 계획

예산 결정
CEO와상의하여 프로젝트 목표 수립
팁은 이전 프로젝트 관리자 (PM)에게 문의하십시오.
이해 관계자 목록 결정
이해 관계자에게 문의하십시오.
이벤트의 선호 날짜 설정
필요한 스피커 / 발표자 수 결정
얼마나 많은 지원 직원이 필요한지 결정하십시오.
참석할 직원 수 결정
이벤트의 가능한 위치를 나열하십시오

2. 프로젝트 팀 구성

마케팅 담당자에게 알리기
HR 담당자
구매에서 도움을 줄 사람을 지정하는지 확인합니다.
Susan에게 모든 연사의 세부 정보를 처리하도록 요청하십시오.
시설에서 담당자를 얻으십시오.
프로젝트 팀 시작 회의 일정 잡기

3. 의제 개발

3a 계획 1 일

시작 시간 설정
시간을 설정하고, 장소를 정하고, 등록을 위해 인력을 배치하십시오.
아침 세션 길이 설정
연설 길이 설정
아침 세션에 필요한 연사 수를 계산하십시오.
스피커 모집
아침 휴식 시간 계획 (시간과 길이)
휴식 시간에 회의실 새로 고침 (물, 쓰레기 등)
점심 시간 계획 (시간, 길이, 위치, 메뉴, 누가 지불하는지)
오후 세션 계획 (길이, 발표자 수)
모집 오후의 스피커
계획 1 일 폐회 (시간, 사람, 길이)

3b 플랜 2 일차

시작 시간 설정
아침 세션 길이 설정
아침 세션에 필요한 연사 수를 계산하십시오.
스피커 모집
아침 휴식 시간 계획 (시간과 길이)
휴식 시간에 회의실 새로 고침 (물, 쓰레기 등)
점심 시간 계획 (시간, 길이, 위치, 메뉴, 누가 지불하는지)
오후 세션 계획 (길이, 발표자 수)
모집 오후의 스피커
계획 폐회 연설 (시간, 사람, 길이)
호텔과의 체크 아웃 시간 정돈

4. 공간 계획

참석자 수 결정
계획 좌석 배치 (행 대 테이블)
필요한 공간을 계산하십시오.
해당 공간 (비용, 위치, 포함 된 서비스)과 함께 사용 가능한 장소를 조사하십시오.
매일 스피커 수를 계산하고 합계
지원 인력의 수와 유형 결정
얼마나 많은 참석자 / 연사 / 직원이 방을 필요로하는지 알아보십시오.
사용 가능한 위치로 비용 및 날짜 협상
선택한 위치에 계약서에 서명하십시오.

5. 이벤트 홍보

이벤트 위치로 모든 세부 사항 마무리
참석자에게 알림이 전송되는지 확인하십시오.
모든 발표자에게 주제 및 발표 시간 / 일을 알립니다.
모든 지원 직원에게 직무 및 교대를 통보하십시오.
참석자로부터 회신 요청 받기
필요시 교체 참석자에게 알리기

6. 후속 조치

모든 발표자들로부터 초안 연설을 얻으십시오.
최종 연설 검토
모든 참석자, 연사, 직원을위한 이름 태그를 가져옵니다.
참석자를위한 자료 및 선물 구매
이벤트 위치 재확인

7. 검토 및 평가

모든 참석자에게 만족도 설문 조사 보내기
모든 참가자에게 리뷰 설문 조사 보내기
모든 연사와 직원에게 감사의 인사를 전합니다.
프로젝트 팀과의 면밀한 회의 개최

추가 계획

위의 프로젝트 계획 작업 분류 체계 (WBS)는 회사 회의 계획을위한 샘플을 보여줍니다. 그것은 단지 개요 일뿐입니다. 프로젝트 팀은 여전히 이러한 항목에 대한 작업을 수행하고 그 중 많은 항목을 확장해야합니다. 또한 각 작업에 필요한 시간, 작업의 상대적 중요성 및 작업 간의 상호 관계 / 종속성에 대해 작업해야합니다.