서류 작성 방법

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차례:

시작하기
문서 수집
분류
중요한 문서 찾기
지갑 중복
지속적인 유지 보수

중요한 문서에 대해 생각하는 유일한 시간은 필요할 때입니다. 그리고 때로는 중요한 문서를 저장할 수있는 체계적이고 중앙 집중화 된 시스템이 없기 때문에 필요할 때 찾아 낼 수 없으며 마지막으로 필요할 때 바로 사용할 수 있습니다. 서류를 소지했던 곳으로 되돌려 놓는 대신 집 사무실에 보관하십시오.

시작하기

중요한 모든 서류가 집 전체에 퍼져 있으면, 당신은 많은 시간과 열정을 낭비합니다. 당신은 또한 그들 중 일부를 완전히 잃을 위험에 처해 있습니다. 그러나 몇 가지 간단한 단계 만 거치면 이번 주말에 한 시간 만에 중요한 종이 문서를 구성 할 수 있습니다!

작은 두 개의 드로어 파일 캐비닛 또는 휴대용 교수형 파일 상자, 여러 가지 색상의 교수형 파일 (6 가지 색상), 마닐라 세 번째 컷 상단 탭 폴더 및 내화 금고 (선택 사양)가 필요합니다. 또는 대형 바인더 및 탭 삽입물을 구입할 수도 있습니다. 여기에 상품이 있으면 서류 작업을 정리하기 위해 따라야 할 6 단계가 있습니다.

문서 수집

중요한 문서를 모두 구성하려면 먼저 해당 문서를 찾아야합니다. 그것은 때로는 말하기가 쉽지 않습니다.

책상이나 테이블 위에 쌓인 서랍과 서류를 본사 사무실에서 확인하십시오. 부엌 서랍장과 바구니뿐만 아니라 부엌 조리대를 어지럽히는 종이 더미를 확인하십시오. 너의 침실 옷장과 nightstand (너는 아침 서두에 그들을 거기에두고 그들을 잊을 수 있었다)을 보십시요. 마지막으로 중요한 것은 지갑이나 서류 가방에 실수로 옮겨 다니는 중요한 문서가 있는지 확인하십시오.

중요한 문서 찾기

중요한 서류의 대부분은 일반 파일 캐비넷이나 휴대용 교수형 파일 박스에 보관할 수 있습니다. 몇 가지가 있습니다. 그러나 실제로는 내화 금고 또는 안전 금고와 같은 오프 사이트 저장 옵션에 보관해야합니다.

중요 문서는 대체하기가 매우 어렵거나 시간이 많이 걸리는 문서입니다. 침입이나 도난의 경우 손상 될 수있는 민감한 개인 정보가 포함될 수 있습니다. 이 집에서 화재 나 홍수로 집이 파괴 된 경우이 중요한 문서가 손상되지 않도록하고 싶을 것입니다.

대부분의 사람들에게 사회 보장 정보, 출생 증명서, 대리인의 연락처 정보, 유언장, 재산 증서, 자동차 소유권, 여권 및 원래 서명이 필요한 계약서 또는 계약서와 같은 다음 서류가 중요하다고 간주됩니다.

내화 금고 또는 오프 사이트 저장 옵션에 보관하는 모든 중요한 문서의 마스터 목록을 만드십시오.

지갑 중복

우리 중 대부분은 중요한 정보를 매일 지갑에 가지고 다니고 있습니다. 지갑에있는 모든 것을 아십니까? 지갑을 분실하거나 도난당한 경우 어떻게 할 것입니까?

운전 면허증, 기증자 카드, 건강 보험 카드, 체육관 식료품 점 카드, 창고 클럽 및 가장 중요한 모든 신용 카드 및 직불 카드 (앞뒤 복사)와 같은 회원 카드를 복사하십시오. 이 사본을 다른 중요한 종이 문서와 함께 보관하십시오:

5 단계: 간단한 파일 시스템 만들기

파일링 시스템이 간단할수록 일관성있게 사용할 수 있습니다. 중요한 문서의 각 범주를 가져 와서 매달린 파일 색상을 지정하십시오.

주택 및 부동산 기록
자동 기록
건강 기록
재무 기록
전자 기록
개인 기록

파일 시스템에 적절한 수의 교수형 파일을 추가하여 각 카테고리에있는 문서 수를 확인하십시오.

마닐라 폴더를 사용하고 각 카테고리 내의 개별 문서에 대한 폴더를 만듭니다. 폴더를 적절한 색상의 교수형 파일 섹션에 놓습니다.

대형 3 링 바인더 및 탭 삽입물을 구입 한 경우 위의 레코드 이름으로 탭에 레이블을 지정하고 용지 구멍은 모든 문서를 펀치 한 다음 정리하십시오. 서류에 구멍이 뚫리지 않아야한다면, 종이 구멍으로 구멍을 뚫어 문서를 폴더에 넣으십시오.

이제는 서류 작업 만이 당신의 일이 아니라면 이것은 당신을위한 자유로운 순간이 될 것입니다. 이 모든 문서를 스캔하여 하드 드라이브에 저장 한 다음 모든 문서를 파쇄 할 수 있습니다. 그러나 어떤 서류가 더 나은 것으로 남겨진만큼 당신의 재량권을 사용하십시오. 최선의 판단을 사용하십시오.

지속적인 유지 보수

이제 중요한 서류들을 조직하여 조직하십시오. 매월 청구서를 지불 할 때 서류 정리 시스템의 해당 섹션에 새 문서를 제출하십시오. 동시에 서류철 시스템에서 벗어난 월 중에 시스템에서 제거한 문서가 있는지 확인하십시오. 그들을 다시 파일하십시오. 일 년에 적어도 두 번은 파일 시스템의 문서를 검토하여 제거 할 수 있는지 확인하십시오. 따라야 할 좋은 일정은 각 학년의 첫 해와 마지막에 있습니다.

조금만 노력하면 중요한 종이 문서를 정리하여 장기적인 혜택을 누릴 수 있습니다.

엘리자베스 맥그로리 편집.