인력의 문서 중요성

문서화는 취업 이벤트에 관한 서면 및 보존 된 기록입니다. 이 기록은 정부 및 법적 의무 요소, 회사 정책 및 관행에 필요한 서류, 최고의 인적 자원 관행에 의해 제안 된 문서, 고용 관련 사건에 대한 공식 및 비공식 기록으로 구성됩니다.

고용 기록에 관한 문서

직원의 기록은 자신의 행동, 토론, 성과 코칭 사건, 정책 위반 목격, 징계 조치, 긍정적 기여, 보상 및 인정, 조사, 요구 사항 및 목표 달성 실패, 성과 평가 등에 대한 서면 설명입니다.

이러한 기록을 유지하면 고용주와 직원은 특정 사건을 중심으로 일어난 사건 및 토론의 기록을 보존 할 수 있습니다. 고용 관계 문서는 직원 승진, 직원 급여 인상 및 징계 조치 (고용 종결을 포함)와 같은 조치를 지원하는 데 필요할 수있는 서면 기록을 제공합니다.

직원에 관한 문서는 필요한 경우 일반적으로 긍정적이고 부정적인 내용을 담고 있습니다. 비판적인 것이 아니라 사실입니다. 그것은 사건에 대한 관찰자의 의견과 생각에 근거하지 않고 발생하는 사건을 설명합니다. 이 문서는 또한 공식적인 직원 인식을 제공하거나 징계 조치를 취하는 것과 같이 주목할만한 사례에서 취한 조치를 설명합니다.

가능한 한 사건이 발생할 때 문서를 작성하여 기록이시기 적절하고 상세하며 정확하도록 작성해야합니다.

법적 절차에서 직원의 과거 실적에 대한 문서는 종종 고용주가 행사에서 겪은 결과에 중요합니다. 순전히 부정적인 사건에 집중하지 않고 직원의 성과를 공정하게 보여주는 것이 목표입니다.

문서 유형

정책, 절차, 직원 핸드북 및 성과 개발 계획은 직원들이 기대하는 바를 알기 위해 질서 정연하고 공정한 작업장을 유지하기 위해 예상되는 직원 행동 및 작업장 요구 사항을 기록하는 문서 형식입니다.

기록은 또한 피고인, 성희롱과 같은 직원의 부정한 행동을 포함하는 적대적인 직장 사건에 대한 증언자 및 증인의 진술서입니다.

이 서류는 또한 서명 된 취업 신청서, 서면 취업자 추천서, 이력서와 커버 레터와 같은 신청서 및 배경 수표와 같은 영구 기록을 포함합니다. 직원 인사 파일을 제외하고 의료 기록, FMLA 기록 등 I-9 양식 (미국에서 일할 수있는 자격을 확인하는 것)과 같은 기타 서류도 유지 관리됩니다.

문서는 1 년 동안 직원과의 토론에 대한 매니저의 기록처럼 비공식적 일 수도 있습니다. 관리자가 모든보고 직원에게이 문서를 보관하는 것이 중요합니다. 성과로 인해 직원을 선발해서는 안됩니다. 이것은 차후에 차별로 해석 될 수 있습니다.

문서는 직원의 직원 파일에 정식으로 보관 될 수 있습니다. 직원들은이 문서에 서명하여 사본을 받았음을 인정하고 내용 전체를 검토해야합니다. 주: 서명은 문서의 내용과의 계약을 의미하지 않습니다.

문서 사용

관리자가 일정 기간에 걸친 직원 성과에 대한 기록을 갖도록 긍정적이거나 부정적인 비판적인 사건의 문서화도 권장됩니다.

조직은 다른 방법으로 보관 한 문서를 사용할 수 있습니다. 여기에는 절차, 작업 지침 및 컴퓨터 소프트웨어 지침이 포함될 수 있지만 인적 자원 기능의 목적 상 문서의 일반적인 용도입니다. 다음 절에서는 적절하게 문서화하는 방법에 대한 지침을 설명합니다.

성능 문서 샘플

직원의 업무 성과에 관한 문서를 통해 직원을 징계, 해고 또는 공정하게 홍보, 보상 및 인정할 수 있습니다. 문서가 없으면 이러한 조치를 취하는 것이 어렵고 잠재적으로 위험 할 수 있습니다.

고용주는 직원의 차별 대우에 대한 잠재적 인 비난을 피해야합니다. 모든 법률가는 제쳐두고, 좋은 고용주는 공정하고 일관되며 직원 목표 및 경력 계획을지지하는 작업 환경을 만들고 싶습니다.

이 환경은 직원의 업무 성과에 대한 관리자의 전문적인 문서 (찬성 행동과 수정 또는 개선이 필요한 행동 모두)에서 지원됩니다. 이들을 문서화하는 방법에 대해서는 이전에 상세하게 논의되었다. 다음 상황에서는 적절한 문서의 예를 더 많이 제공합니다.

지각과 결백을 기록하기

잘못된:

마크는 대개 업무에 지장이 있습니다. Mark는 너무 많은 일을 그리워합니다.

권리:

4 월 1 일: 마크가 아프고 8 시간 동안 일을하지 못했습니다.

4 월 4 일: Mark는 예정된 시작 시간보다 2 시간 늦은 오전 10시에 직장에 도착했습니다.

4 월 6 일: Mark는 의사의 약속을 정한 다음 집에 머물면서 새로운 보일러를 설치했습니다.

4 월 12 일: 마크는 아프고 8 시간의 일을하지 못했습니다.

실적 문서화

잘못된:

메리는 신뢰할 수 없습니다. 그녀는 자신이하는 일을 거의하지 않습니다.

권리:

5 월 2 일: Mary는 제품 제안서의 첫 번째 초안이 오늘 주간 회의에서 검토 될 것이라고 약속했습니다. Mary는 예상대로 초안 문서를 생성하지 않았습니다. 그녀는 너무 바빴고 도움이 필요한 사람들은 그녀와 함께 돌아 오지 않았다.

관리자가 대답했습니다: 어떤 도움이 필요 했습니까? 정보? 누가 당신에게 돌아 오지 않았고 당신은 그들에게서 무엇을 필요로 했습니까?

칼과 마이클은 마리아에게 그들의 진보에 관해 알려줄 필요가있었습니다.

무엇이 당신을 그렇게 바쁘게 만들어서 당신의 약속을 지킬 시간이 없었습니까? 그들을 성취하기 위해 제한된 시간 동안 너무 많은 약속을하십시오.

내가 너를 도울 수 있니?

초안 문서를 언제 검토 할 수있게 하시겠습니까?

이 샘플들은 효과적인 문서가 보이는 것과 비교하여 잘못 작성된 문서의 개요를 제공합니다. 이 조언에 따라 회사의 정책, 성과 및 이벤트를 효과적이고 합법적으로 문서화하십시오.

기권

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