작업 프로젝트의 변경 관리

프로젝트 관리자는 계획을 수립하고 팀 목표를 수립하는데 많은 시간을 소비합니다. 스폰서, 이해 관계자 및 팀은 작업 범위 및 롤아웃 프로세스를 변경하는 데 많은 시간을 소비합니다. 일부 명확한 세부 사항이 변경 되더라도 더 명확하고 쉬운 변경 관리 프로세스와 더 큰 그림에 대한 확고한 눈을 가짐으로써 프로젝트 진행을 유지하고 시원하게 유지할 수 있습니다.

그 변화가 일어나는 것을 받아들이십시오.

변경 사항은 프로젝트 관리 라이프 사이클의 거의 모든 시점에서 발생합니다. 프로세스의 일부는 변경이 불가피하다는 사실을 인식하여 최고의 프로젝트 관리자가 기획 및 실행에보다 민첩한 접근 방식을 채택 할 수 있습니다. 변화가 발생했을 때 효과적으로 대응할 수있는 전략을 취하는 것은 때로는 일정한 방향으로 변화하는 것처럼 보일지라도 모든 사람들의 시선을 끌 수있는 가장 빠른 방법입니다.

정의되고 구조화 된 변경 관리 프로세스가 실행 플레이 북입니다. 당신의 전략 '성경'. 개발 프로세스 내에서 변화에 대한 제안 (심지어는 요구)의 선두 주자로서 최선의 대응 방법을 정의 할 것입니다. 그것은 모든 당사자의 궁극적 인 목표를 성취하기위한 때로는 논쟁의 여지가있는 협력적인 풍경으로, 정상적으로 그리고 확실하게 항해하는 데 도움이 될 것입니다.

변경 관리 프로세스

변경 관리 프로세스는 다음과 같습니다.

• 프로젝트의 변경 과정에 대한 요청 / 요청 받기
• 프로젝트 예산에 초점을 맞춘 변경 요청 / 수요 평가:
• 기재
• 관련 허가 요구 사항
• 남자 시간
• 잃어버린 / 얻은 시간
• 프로젝트 주주를 준비하고 제시하십시오. 요청과 관련하여 진행 방법에 대한 권고 사항을 연락하십시오.
• 계속 진행하기 위해 주주 결정 승인 또는 거부를받습니다.

각 단계를 차례로 살펴 보겠습니다.

프로젝트 진행 과정에 대한 요청 / 요청 받기

회의에서, 이메일을 통해, 전화로, 복도에서 저녁에 사무실을 떠날 때 수백 가지의 다른 방법으로 프로젝트 변경 요청을 받게됩니다.이론적으로는 변경 요청 양식에 대한 정보를 얻을 수 있지만 실제 생활에서 많은 중요한 이해 관계자는 이러한 종류의 서류 작성이 프로젝트 관리자의 직무라고 생각해야하며 귀하의 회사에서도 그렇다고 알고 있어야합니다.

프로젝트 변경 요청 템플릿 (1 분 안에 자세히)은 정확하고 간결하게 요청의 모든 세부 정보를 수집해야하지만 비공식적으로 요청이 도착하게됩니다. 모든 세부 사항이 정확하게 기록되었다고 생각되면, 모든 요점이 완전히 해결되었는지 확인하기 위해 이니시에이터를지나 양식을 실행하십시오.

변화는 또한 운동을하는 것임을 기억하십시오. 변경 사항이 작업을 수행하는 것과 관련이 있다고 항상 생각하지 마십시오. 프로젝트 범위를 늘리거나 줄이는 것과 상관없이 프로세스는 동일합니다.

변경 평가 수행

변경 요청을 자세히보십시오. 다음에 대한 영향을 평가할 것입니다.

• 시간표
• 선적 서류 비치
• 현재까지 완료된 작업과 아직 수행해야 할 작업
• 예산
• 품질 기준
• 범위
• 리소스 가용성

예를 들어 소프트웨어 변경은 5 일 후에 계산됩니다. 이것은 단지 5 일을 일정에 추가하는 것이 아니라 다른 작업을 밀어 내고 주요 자원이 휴일 인 시간대에 이동하기 때문입니다. 그 작업도 옮겨야하므로 전체적으로이 변경은 일정에 8 일을 더할 것입니다. 비용은 5 억 달러이며 추가 8 일은 공급자 계약을 통해 다른 달로 밀어 넣을 수 있으므로 고려해야 할 비용도 있습니다. 품질은 동일하지만 스코프가 변경되어 새로운 변경 사항을 통합합니다.

이미 시작된 프로젝트 계획 및 교육 매뉴얼을 포함하여 모든 관련 문서를 업데이트해야합니다.

큰 그림에서, 5 일간의 단순한 변화가 영향을줍니다. 전체 그림으로 결과를 바꿀 수 있으므로 구현 결정을 내리기 전에 모든 관련 요소를 고려하는 것이 중요합니다.

권장 사항 준비 및 제시

요청 된 변경 또는 변경의 전체 영향에 대한 이해를 갖추어 교대 근무의 실행 가능성에 대한 귀하의 권고를 제시하십시오.

어떤 경우에는 인식 된 이익이 비용보다 적기 때문에 변경 사항이 적용되지 않습니다. 다른 경우에는 추가 작업을 수행하는 비용을 상쇄하기에 충분한 이점이있을 수 있습니다. 규제 또는 컴플라이언스 문제 또는 조직 구조 조정과 같은 내부 문제로 인한 부정적 영향과 상관없이 변경 사항이 불가피하고 통제 범위를 벗어나는 경우에도 변경 사항을 피할 수 없습니다.

결정

귀하의 승인 한도에 해당하는 작은 변경 사항을 수락하거나 거부 할 것인지 결정하는 것은 귀하와 함께합니다 (팀으로부터의 올바른 입력으로). 더 큰 것은 프로젝트 스폰서 또는 프로젝트 보드의 승인을 받아야합니다. 어떤 카테고리에 속하는지에 대한 조건은 일반적으로 프로젝트 초기에 명확하게 표기됩니다.

결과에 관계없이 프로세스에 참여하는 모든 사람들에게 알려주는 것이 중요합니다. 개발 중 어느 시점에서 팀 구성원을 멀리하면 전체 프로젝트의 무결성 및 향후 공동 작업에 비용이 발생할 수 있습니다.

변경 관리 도구

이 프로세스를보다 쉽고 능률적으로 만들기 위해 다양한 변경 관리 도구가 개발되었습니다. 모든 변경 관리 도구 상자의 중심은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 범위를 변경하기위한 적절한 단계를 통해 이해 관계자를 걷는 체크리스트 또는 프로세스 맵
• 템플릿 변경 요청 양식 (노트: 프로젝트가 자동화 된 워크 플로에서 온라인으로 작업하는 경우이 양식을 문서 목록에 포함시키는 것이 좋습니다.

프로젝트 변경 요청 양식 개발

프로젝트 변경 요청 양식에는 다음 내용이 포함되어야합니다.

• 변경을 요청하는 사람의 이름 ('요청자').
• 변경 번호와 같은 고유 한 식별자입니다. 요청을 제기하고 양식을 사용하는 사람들이 여기에 입력 할 내용을 알지 못하기 때문에 나중에 직접 추가 할 수 있습니다.
• 가능한 세부 사항을 포함하여 제안 된 변경 사항에 대한 설명.
• 변경 범주. 이상적으로 요청자는 미리 채워진이 섹션에서 선택할 수 있어야만 상자를 체크하면됩니다. 변경 요청이 규정 또는 내부 규정 준수와 관련이 있는지 여부를 기록하는 것이 좋습니다. (진정으로) 그렇다면 많은 계획 및 평가 단계를 건너 뛰고 간단히 해결할 수 있습니다.
• 변화의 '이유'. 그것을 구현하기위한 정당성은 무엇입니까? 요청자가 왜 그것을 원하니?
• 시간, 비용, 품질, 범위 등 프로젝트의 다른 요소에 대한 제안 된 변경의 잠재적 영향. 요청자가 세부 사항을 모두 갖추지 못할 수도 있으므로 변경 평가 단계를 통해이 공란을 채우는 데 도움이 필요할 수 있습니다. 이 시점에서 찾고있는 최소값은 기존 프로젝트 매개 변수를 증가, 감소 또는 변경할 수 있는지 여부를 명확히하기위한 것입니다.

변경 요청 양식은 귀하가 세부 사항을 기입 할 수있는 여백과 함께 반올림하여 변경 사항을 자세히 논의해야합니다. 템플릿에는 다음을위한 공간도 포함되어야합니다.

• 결정 변경: 수락, 거절 또는 연기
• 결정을 한 사람의 이름 (또는 그룹)과 결정이 내려진 날짜와 추가 의견.

변경 및 프로젝트 범위 관리

프로젝트 범위 관리는 프로젝트를 성공적으로 실행하는 데 필요한 것과 그렇지 않은 것을 구별하고 필터링하는 프로세스입니다. 프로젝트 변경 요청을 받으면 이러한 변경 사항이 전체 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 고려해야합니다. 변경 관리 프로세스는 컨텍스트 내에서 변경이 실제적이거나 필요하지 않은 이유를 정의하고 정의하는 데 도움이됩니다.

프로젝트 관리 지식 체계 (PMBOK®) 지침서 - 제 5 판의 적용 프로젝트 변경 관리는 당신이 생각하는 것처럼 직관적이지 않기 때문에 언급 할 가치가 있습니다. "PMBOK 가이드" 프로젝트 범위 관리 섹션에서 '통제 범위'라는 프로세스의 형태로 훌륭한 초보 지침을 포함합니다. 그러나 프로젝트의 변경 관리 프로세스는보다 통합 된 방식으로 처리되어야하며 이는 텍스트에 반영됩니다. "PMBOK Guide"사용자는 더 큰 풍경 속에서 모든 것이 어떻게 함께 연결되는지 명확하게 밝혀 내기 때문에 통합 된 변경 제어 수행 프로세스를 참조해야합니다.

PMP가되기 위해서는 "PMBOK Guide"가 변경 관리를 어떻게 처리하는지 이해하는 것이 중요합니다. 그러나 실제로 프로젝트에서 사용하는 변경 관리 프로세스는 통합되고, 쉽게 따르고 실용적이어야합니다.

변경 프로세스를 통해 팀 리더

프로젝트 팀은 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다. 따라서 프로세스 변경을 관리 할 때 적극적으로 참여시켜야합니다.

팀이 프로젝트 변경 관리 프로세스에 대해 신속하게 임할 수 있도록 도와주는 5 가지 방법은 다음과 같습니다.

1. 변화에 대해 공개하십시오. 프로젝트 변경이 예상됨을 팀원에게 알리십시오.

2. 프로세스에 대해 공개하십시오. 여기서 논의 된 변경 관리 프로세스는 모든 사람에게 자연스럽게 적용되지 않습니다. 대부분의 팀 구성원은 조언을받을 때까지 예상되는 내용을 알지 못합니다. 브리핑을 진행하여 그들과 함께 진행하고, 각자의 집행에서 자신의 역할이 무엇인지 알리십시오.

3. 쉽습니다. 프로젝트 변경은 기껏해야 혼돈을 제어하는 ​​경우가 많습니다. 프로젝트 관리자를 성공적으로 탐색하기 위해 수행하는 단계는 프로젝트 관리자로 귀하의 기질을 정의합니다. 팀은 불안한 변화를 발견 할 수 있습니다. 특히 오랫동안 해결 된 장애물과 오랫동안 해결 된 것으로 판단되는 오랜 의사 결정을 뒤집는 큰 사건이나 변경된 사건이 ​​있습니다. 일정이 잘못되었거나, 예산이 다를 수 있으며, 요구 사항이 확실히 다릅니다.

팀은 안내와 안정화를 찾습니다. 가능한 한 쉽게 프로세스를 작성하십시오.

4. 도움을 받으십시오. 새로운 작업 방식은 성공적으로 통합되기까지 시간이 필요합니다. 이전에 비공식적 인 방식으로 프로젝트를 변경 한 적이 있다면 (또는 전혀) 공식적인 프로세스로 변경하는 데 "시간이 걸릴 수 있습니다." 팀이 당신을 지나쳐 무언가를 실행할 필요가있을 때 도움을 줄 수 있음을 팀에 알리십시오.

5. 안된다고 두려워하지 마십시오. 모든 변화가 현명한 제안이 아닙니다. 팀이 현재 프로젝트의 옳은 일이 아니라 변화에 대해 강하게 느끼는 경우 변경 요청자와의 대화에서 자신이 설 것임을 알리십시오.

변화를 효과적으로 관리하지 못하는 것은 프로젝트가 완전히 탈선 할 수 있다는 점에서 가장 중요한 부분이므로 조심하십시오. 올바른 정보와 프로세스로 무장 한 프로젝트 변경은 모든 관계자에게 통제되고 스마트하고 유익한 방법으로 처리 될 수 있습니다.