당신은 안녕하세요, 나와 함께했다 : 적절한 전화 에티켓

진실은 로켓 과학이 아니지만 업무 환경에서 적절한 전화 에티켓은 인사말을 울리는 능력보다 조금 더 중요합니다. 고객, 고객 또는 심지어 고용주와의 초기 연락 지점 일 수 있기 때문에 좋은 첫인상 또는 가난한 사람을 만날 기회입니다. 직장에서 전화를 사용할 때 따라야 할 몇 가지 요령이 있습니다:

제비 먼저

즉, 전화를 걸거나 전화를받을 때 입이 비어 있어야합니다. 당신은 명확하게 말할 수 있기를 원하며, 당신이 씹거나 삼키면 불가능합니다.

이름과 순위

직장에서 전화를 받으면 해당되는 경우 자신과 회사 및 부서를 식별해야합니다. 발신자가 회사의 메인 회선에서 귀하에게 이전 된 경우 귀하의 이름과 부서 만 언급 할 수 있습니다. 처음 전화에 응답 한 사람이 회사 이름을 부여했을 가능성이 큽니다. 당신이 발신자 일 때, 당신이 도달하려고하는 사람을 요구하기 전에 같은 방식으로 자신을 식별하십시오.

예의 범절

줄의 반대쪽에있는 사람과 관계없이 항상 예의를 가져야합니다. 접수 원이나 회사 대표와 이야기하고 있는지 여부는 제발 고맙다고 말하기를 결코 잊지 마십시오. 모든 사람이 존중받을만한 가치가 있다는 사실 외에도, 전화를받는 사람은 적절하게 대처할 수 있습니다.

초점

우리 모두는 멀티 태스킹 (또는 시도)하는 동안 당신이 전화를하는 동안 다른 일을하는 것을 삼 간다. 당신이 말하는 사람에게 당신의 전적인 관심을 줘야합니다. 이메일, 소셜 미디어 및 게임을 기다릴 수 있습니다.

지금 기다려라.

우선, 전화를하는 동안 다른 모든 대화를 피하십시오. 때로는 현실성이 생깁니다. 사무실이나 칸막이 실에 들어오는 사람에게 말을 걸거나 다른 전화를 받아야 할 수도 있습니다. 잠시만 다른 대화를 제한하십시오. 기다리는 사람을 무기한으로 두지 마십시오. 다른 문제를 빨리 처리 할 수는 없지만 즉시 처리해야하는 경우에는 말하고있는 사람을 보류 상태로 두지 말고 즉시 편리하게 전화를 걸 수 있는지 물어보십시오.

발신자가 시스템에서 길을 잃지 않도록하십시오.

그 사람을 도와 줄 수없는 사람이있을 때 누군가를 도와야 할 때가 있습니다. 그렇게 할 때 전화를 누구에게 전달했는지 그리고 왜 그 사람인지를 확인하십시오. 전화가 통과되지 않거나 그를 보내고있는 사람이 없거나 도움을 줄 수없는 경우 어떻게해야할지 알려주십시오.

메시지를 짧고 달콤하게 유지하십시오.

누군가에게 음성 메일 메시지를 남길 때는 특히 이름과 전화 번호를 말할 때 천천히 그리고 분명하게 말하십시오. 너무 많은 사람들이 매우 길고 잔인한 메시지를 남기므로 끝에있는 사람들의 이름과 번호를 빨리 알아내어받는 사람이 전화를받지 못하게됩니다.

한번은 충분하다.

만약 당신이 메시지를 남기고 나간 사람은 즉시 당신에게 돌아 가지 않습니다. 왜냐하면 그녀는 그 순간에 할 수 없기 때문일 수 있습니다. 몇 번이고 전화 할 필요가 없습니다. 중요한 문제인 경우 다음날 다시 전화하거나 음성 메일을 남겼다는 이메일을 보내 주시면됩니다.

듣기 우선

전화를 받기 전에받은 음성 메일 전체를 들어보십시오. 콜백 할 필요가 없다는 것을 알게 될 수도 있습니다 (와우, 시간을 절약하는 것). 또는 먼저 무언가를 처리해야합니다. 예를 들어, 발신자에게는 다시 연락 할 때 준비 할 수있는 정보가 필요할 수 있습니다.