프로젝트 관리의 기본 도구로 프로젝트 계획

우리의 세계는 점점 더 프로젝트의 세계입니다. 프로젝트는 새로운 제품을 개발하고, 전략적 이니셔티브를 수행하고, 조직에서 새로운 모든 것을하는 방식입니다.

정의에 따르면, 프로젝트는 정기적 인 운영 활동과 달리 임시적이고 고유 한 이니셔티브입니다. 많은 기업들이 숙련 된 공인 된 프로젝트 관리자를 통해 프로젝트를 주도하지만 프로젝트 기술은 모든 전문가에게 점차 요구됩니다. 이 기사에서는 전문 프로젝트 관리자를 위해 잘 작동하는 방법을 채택하는 데 관심이있는 전문가를위한 프로젝트 계획에 대해 소개합니다.

프로젝트를 정의하고 계획하기위한 시간을 가지십시오.

프로젝트 관리자는 전체 프로젝트 기간 중 상당 부분이 계획에 소비된다는 것을 알고 있습니다. 우리 중 많은 사람들은 프로젝트를 시작하기 위해 서둘러 달려가는 경향이 있습니다. 프로젝트의 세계에서는 소매점에서 구입 한 새 가구에 대한 지침을 읽는 것을 건너 뛰는 것과 비슷합니다. 기회를 놓치지 않고 작업을 수행하려면 서둘러 지시 사항을 읽어야합니다.

업무에 곧바로 돌입하는 대신 몇 가지 중요한 문제를 해결하는 것이 중요합니다.

1. 정확히 무엇을 만들고 있습니까? 가능한 한 구체적으로 작성하십시오.
2. 언제까지 완료해야합니까?
3. 프로젝트를 완료하기 위해 어떤 리소스 (인력, 장비 및 예산)를 이용할 수 있습니까?

위의 세 항목은 범위 설명의 기본 구성 요소입니다. 모든 프로젝트 매니저는 작업을 시작하기 전에 범위를 명확히하기 위해 노력합니다.

회사 휴일 파티 이니셔티브의 범위 지정

회사 휴일 파티에 대한 샘플 범위 설명은 다음과 같이 읽을 수 있습니다.

우리의 목표는 10,000 명을 초과하지 않는 비용으로 12 월 말 이전에 100 명의 직원과 주요 직원을 대상으로 회사 휴일 파티를 계획하고 제공하는 것입니다. 우리의 기획 및 조정은 CEO가 감독 한 4 인위원회로 구성됩니다.파티에는 오픈 바, 도금 된 식사, 디저트 및 엔터테인먼트가 포함됩니다.

간단하지만 중요한 성명서를 작성하는 시간을내어 프로젝트에 참여한 팀에게 강력한 지침을 제공합니다. 누구나 프로젝트의 성격, 시간대, 자원 및 예산을 이해합니다.

범위를 작업의 개별 블록으로 나누십시오.

프로젝트 관리자는 특정 시간대의 누군가가 완료해야하는 프로젝트의 모든 작업을 명확하고 실행 가능한 용어로 설명하기 위해 작업 분류 구조라는 것을 만듭니다. 상황에 따라 다음과 같은 작업이 포함될 수 있습니다.

• 위치를 확인하십시오.
• 방의 사용 가능 여부를 확인하고 입금으로 잠금 장치를 잠그십시오.
• 음식 옵션을 선택하십시오.
• 막대 및 막대에 포함 된 내용을 확인하십시오.
• 디저트 옵션을 확인하십시오.
• 음식을 선택하여 초대장을 작성하고 배포하십시오.
• 반환 된 초대장에 따라 음식 선택을 마무리하십시오.
• 엔터테인먼트 유형을 결정하십시오.
• 엔터테인먼트 옵션을 검토하고 선택하십시오.
• 식당 설정을 확인하십시오.
• 손님을 위해 테이블 ​​선물을 구입하십시오.
• 이벤트를 조정하고 전달하십시오.

프로젝트 관리자는 리소스 또는 타이밍을 고려하지 않고 프로젝트의 작업을 분석하지만 브레인 스토밍 형식을 더 많이 개발할 것입니다. 프로젝트 범위를 달성하는 데 필요한 모든 작업이 확인되면 순서대로 배치하고, 책임을 할당하고, 팀 구성원의 시간 및 비용 견적을 요청해야합니다.

작업 분류에서 프로젝트 계획 작성

이전 페이지에서 확인 된 간단한 작업 분류를 완료 한 후에는 다음을 수행해야합니다.

• 프로젝트 범위를 달성하기위한 모든 주요 항목이 확인되었는지 확인하십시오.
• 어떤 작업 항목을 누가 처리 할지를 확인하고 책임자의 주요 업무를 설명하는 책임 매트릭스를 작성하십시오.
• 각 팀원이 자신의 업무를 검토하고 시간과 비용 견적을 확인하며 기한을 정하고 자원 요구 사항을 요약하고 책임을 져야하는 업무를 철저히 평가했는지 확인하도록 요청하십시오.

위의 단계가 완료되면 프로젝트 팀은 자원 또는 예상되는 스케줄링 문제에 대한 충돌을 고려하여 적절한 순서로 이벤트를 순서화하기 위해 함께 작업해야합니다. 프로젝트 관리자는 네트워크 다이어그램을 개발하고 중요한 경로를 계산 한 다음 컴퓨터 소프트웨어를 사용하여 리소스를 예약함으로써이 단계를 완료합니다.

비공식적 인 방법을 사용하는 소규모 프로젝트의 경우, 순서대로 항목을 배치하는 간단한 포스트잇 노트 유형 접근이 모두 필요할 수도 있습니다. 이 과정을 통해 훌륭한 휴가 파티를 기획하고 전달하기위한 관련 단계 및 기한에 대한 완벽한 그림을 개발할 수 있습니다!

일을 시작하게 내버려둬 라.

이제 프로젝트 범위를 적절히 정하고 주요 작업을 식별하고 작업 순서를 정하고 시간과 자원 요구 사항을 평가할 시간을 가지기 때문에 할당 된 책임을 수행하도록 팀을 준비 할 준비가되었습니다. 비공식적 인 프로젝트 관리자로서의 역할은 작업을 모니터링하고 팀 구성원을 지원하며 문제가 발생할 때이를 확인하고 해결하는 것입니다. 훌륭한 프로젝트 관리자는 진행 상황을 평가하고 새로운 위험을 식별하고 탐색하기 위해 팀원들과 정기적으로 만납니다.

결론

위에서 설명한 동일한 접근 방식은 부서 또는 사업부의 모든 프로젝트 상황에 적용될 수 있습니다. 명확한 범위를 개발하고, 작업을 식별하고, 자원을 할당하고, 견적과 일정을 개발 한 다음 작업을 모니터링하고 제어하십시오. 귀하의 업무 방식은 귀하의 직장에서 전문적인 프로젝트 매니저가 인정하고 높이 평가할 것이며, 귀하의 결과는 생각없이 일을 시작하는 것보다 훨씬 낫습니다.