프로젝트 관리의 범위, 위험 및 가정

다른 전문 분야와 마찬가지로 프로젝트 관리 분야에는 두문자어와 전문 용어로 가득 찬 독특한 어휘가 있습니다. 이해해야하는 세 가지 필수 조건과 개념은 다음과 같습니다.

• 범위
• 위험
• 가정

이것은이 세 가지 필수 프로젝트 관리 용어의 개요이며 추가 읽기를위한 링크 및 제안을 포함합니다.

범위

프로젝트 관리에서 범위는 프로젝트의 범위를 정의하는 경계 집합입니다. 범위는 프로젝트 이니셔티브의 결과로 고객에게 전달 될 내용을 설명합니다.

범위를 이해하면 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀이 프로젝트 경계 내부 또는 외부에 무엇이 있는지 이해할 수 있습니다. 무언가가 "범위에 있지 않다"면 프로젝트의 계획 작업에 고려되지 않습니다. 범위 진술 문 범위 내에있는 활동은 "범위 내"로 간주되며 일정 및 예산에서 설명됩니다. 활동이 경계를 벗어나면 "범위를 벗어난"것으로 간주되어 계획되지 않습니다.

프로젝트 관리자이든 프로젝트 팀이든 관계없이 앞으로 나아갈 때 어떤 것이 범위에 있는지 또는 범위를 벗어나는 지 고려해야합니다. 예를 들어 클라이언트가 웹 사이트를 구축하라는 요청을했다고 상상해보십시오. 프로젝트의 범위를 설명하거나 경계를 설정할 때 다음 항목을 범위로 지정합니다.

• 사이트 디자인 및 와이어 프레임 다이어그램 작성
• 테스트 베드 설치
• 승인 된 와이어 프레임 코딩
• 웹 사이트 테마를위한 그래픽 개발
• 사이트를 공개하기 전에 테스트 및 디버깅

프로젝트 과정에서 고객은 회사에 대한 비디오 개요를 포함하도록 요청합니다. 비디오는 프로젝트의 범위에서 지정되지 않으므로 범위를 벗어납니다. 추가 비용으로 비디오 작업을 해드릴 수는 있지만, 프로젝트의 범위와 비용 및 시간을 수정해야합니다.

명확하고 동의 한 범위 문서가 없으면 비디오 문제가 팀과 고객 담당자간에 논쟁의 여지가있을 수 있습니다. 명확한 범위 설명을 통해 상황을 해소하고 질서 정연한 방식으로 변화를 처리 할 수있었습니다.

그렇다면 범위 안팎을 어떻게 판단 할 수 있습니까? 먼저 클라이언트 또는 프로젝트 소유자와의 토론을 기반으로 현재 알고있는 프로젝트의 모든 세부 사항을 간략하게 설명합니다. 그렇다면 범위를 벗어난 것으로 간주되는 것을 이끌어 낼 주요 가정을 만들고 싶을 것입니다.

가정

인생의 어느 시점에서 "가정하지 마십시오"라고 아마 들었을 것입니다. 그러나 프로젝트 관리에서 가정을하는 것은 일상적인 활동입니다. 가정은 범위와 위험을 정의하고 시간과 비용에 대한 견적을 세밀하게 조정하는 데 도움이됩니다. 물론 가정을 문서화하고 검증하는 것이 필수적입니다.

책 만들기와 같은 간단한 것을 고려하십시오. 친구가 커피 테이블 서적에 대한 아이디어가 있고 프로젝트 관리를 요청했다고 가정 해 보겠습니다. 그의 첫 번째 요청은 예산을위한 것이므로 기금을 확보 할 수 있습니다. 범위를 정의 할 때 친구가 페이지 수, 이미지 포함, 표지 스타일 및 페이지에 사용되는 용지의 무게를 포함하여 많은 세부 사항에 대해 불확실하다는 것이 분명합니다.

이러한 모든 요소가 비용 및 생산 복잡성에 영향을 미치므로 사양에 대한 가정을 세우고 해당 가정을 친구에게 받아 들일 수 없거나 받아 들일 수없는 것으로 확인해야합니다. 더 토론을 마친 후 친구는 책에 50 장의 사진을 포함 할 계획이라고 알려줍니다. 당신은 50 이미지에 당신의 가정을 기반으로하거나,이 숫자가 시간이 지남에 따라 증가 할 것으로 예상, 당신은 75-90 페이지 사이의 이미지가있을 것이라는 가정을 할 수 있습니다.

가정이 일정에 직접적으로 어떻게 영향을 주는지 볼 수 있습니다. 예를 들어 공원에서 스윙 셋을 만드는 프로젝트를 이끌고 있다고 상상해보십시오. 프로젝트를 수립 할 때 예산과 할당 된 팀원이 주어지며 그 중 한 명이 자료를 담당합니다. 일정을 세울 때 시멘트가 도착할 때 담당자에게 물어보십시오. 이 사람은 시멘트가 도착할 때 확실하지 않지만 6 월 1 일에서 6 월 10 일 사이라고 확신한다고 대답했습니다.

범위와 일정을 세울 때 시멘트가 6 월 10 일까지 도착할 것이라는 가정을합니다.이 예는 가정을 작성하는 데있어 두 가지 이점을 보여줍니다.

첫 번째 이점은 6 월 10 일 이전에 시멘트를 수령한다는 가정은 시멘트가 도착하는 활동을 계획 할 수 있다는 것입니다. 두 번째 이점은 자재 책임자에게 시멘트를 전달할 시한을 제공하여 시멘트를 공급 업체에 전달할 수 있다는 것입니다. 프로젝트가 앞으로 나아갈 수있는 중요한 기한을 부주의하게 설정했습니다.

가정을 만들면 프로젝트 팀이 범위, ​​시간 및 예산 범위 내에서 머무를 수 있도록 프로젝트에서 종종 재검토되는 벤치 마크를 설정하게됩니다. 그러나 가정이 잘못되었을 때 어떻게됩니까? 이것은 위험이 작용하는 곳입니다.

위험

범위를 작성하고 범위와 추정치 뒤에있는 가정을 확인하면 위험 영역을 평가하기 시작할 것입니다. 리스크는 현실 세계와 마찬가지로 프로젝트 관리에서도 동일합니다. 그것은 위험을 초래할 수있는 위험 또는 기회입니다.

모든 프로젝트에는 위험이 포함되어 있으며 프로젝트 관리자 또는 프로젝트 소유자 인 경우 위험을 예측하는 것은 귀하의 책임 일뿐만 아니라 프로젝트 팀에 잠재적 인 영향을 알리고 위험을 완화하기 위해 준비하는 것도 귀하의 임무입니다.

위험은 다양한 수준으로 나타납니다. 때때로 위험 요소는 프로젝트가 약간 다르게 실행되거나 예기치 않은 작은 변화가 일어날 수 있음을 의미 할 수 있습니다. 그러나 어떤 경우에는 위험이 프로젝트를 성공으로 이끌 수있는 치명적인 결과를 초래할 수 있습니다.

위의 시멘트 예제에서 놀이터 시나리오를 사용합시다. 위험의 하나는 6 월 10 일에 시멘트가 도착하지 않는다는 것입니다.이 위험의 잠재적 영향은 무엇입니까? 시멘트가 부어 진 후에 따르는 모든 후임 활동은이 문제로 인해 지연됩니다.

위험도 긍정적 일 수 있습니다. 시멘트가 예상보다 일찍 나타나면 프로젝트에 미치는 영향을 고려하십시오. 이것이 긍정적 인 결과 인 것처럼 보이지만, 프로젝트의 다른 모든 단계의 타이밍과 순서에 대해서는 여전히 문제가 발생합니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 팀과 협력하여 잠재적 인 위험을 파악하고 식별합니다. 그들은 프로세스를 한 걸음 더 나아가 위험의 잠재적 심각도와 발생할 가능성을 조사합니다. 또한 위험이 발생하는시기를 식별하고 합의 된 위험 완화 계획을 개발하는 데 가장 적합한 개인을 식별합니다.

많은 기업들이 시간이 지남에 따라 개발 한 상세한 리스크 템플릿과 다른 프로젝트 경험을 가지고 있습니다. 일부 산업에서는 위험 분석을위한 출발점으로 사용되는 위험 프로필을 수집했습니다. 많은 산업 분야에서는 리스크 계획에 대한 매우 상세한 통계 분석도 수행합니다.