고용주가 인력 파일에 보관해서는 안되는 것

고용주는 일반 인사 기록에 특정 항목을 두어서는 안됩니다. 직원 인사 파일 및 기록의 내용은 일반적으로 일부 회사의 인사부 직원, 직원 및 직원의 관리자 또는 감독자가 액세스 할 수 있습니다.

어떤 경우에는 HR 직원 만 액세스 할 수 있으며 직원은 자신의 기록에 대한 액세스를 요청할 수 있습니다. 변호사는 소송 및 EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) 불만 사항에 대한 인사 기록의 내용을 소환 할 수도 있습니다. 전직 직원도 자신의 인사 기록 사본을 요청할 수 있습니다.

모범 사례는 인사 파일이 인사부 직원 만 액세스 할 수있게합니다. 인사 파일을 잠그지 않고 다른 직원이 액세스 할 수 없게하는 저장 영역에 두어야합니다.

이러한 모든 잠재적 용도와 잠재적 인 직원 인사 기록을 보는 사용자는 고용인이 직원 인사 기록에서 직원의 근무 경력에 대한 편견없고 사실적인 문서를 유지하도록주의를 기울여야합니다.

따라서 조직의 인사 기록에 보관하는 문서에이 일반 지침을 적용해야합니다.

직원 인사 파일의 내용에 대한 지침

인사 기록의 정보는 사실이어야합니다.

관리자 또는 인사 담당자의 의견; 임의의 음표; 잡담; 근거없는 소문; 탐험되지 않은 다른 직원의 질문, 보고서 또는 과격한 주장 추적되지 않고 조사되고 결론 지어지는 혐의들; 다른 사실이 아닌 정보, 주석 또는 주석은 직원의 인사 파일에서 제외되어야합니다.

HR 관리자가 직원 인사 기록에 제출 한 것으로 밝혀진 공격적인 해설 중 최악의 사례 중 하나는 고용 관리자의 인터뷰 노트를 포함했습니다. 한 사람은 "필요에 따라 계단을 오르 내릴 정도로 너무 뚱뚱 할 것 같습니다."라고 말했습니다. 직원, 변호사, 미래의 직원 및 감독자가 이러한 의견을 읽는 것을 상상해보십시오.

다른 회사의 관리자는 관리자와 다른 사람들이 "Mary가 화를 내지 않았기 때문에 화가났다"며 직원의 파일에 배치 한 근거가없는 메모를 발견했습니다. 그녀는 매니저와 함께 일하기 위해 의도적으로 업무량을 줄였습니다. 문제를 보시겠습니까?

인사 기록은 해당 파일 위치에 신중하게 지정해야합니다.

주 및 연방법, 1996 년 건강 보험 이식성 및 책임 성법 (HIPAA)과 같은 고용 법 및 고용주 모범 사례를 기반으로 회사 인사 기록을위한 프로토콜을 결정하십시오.

그런 다음 프로토콜을 고수하십시오. 그들이 의료 파일에 속할 때 인사 파일에 닥칠 무작위 의사의 변명을 찾는 것을 원하지 않습니다. 또한 급여 명세서 파일에서 직원의 판촉에 대한 근거 및 정당성을 원하십니까?

또한 인력 파일에서 이전 고용주와 토론 할 때 백그라운드 검사 또는 메모가 포함 된 고용 결정 기록을 원하지 않습니다.

직원 기록에 문서를 보관하는 관리자, 관리자 및 기타 직원은 교육이 필요합니다.

액세스 할 수 있고 직원 인사 파일에 문서를 올릴 수있는 사람은 문서를 적절하게 작성하기위한 교육이 필요합니다.

종업원의 징계에 따르면 종업원이 완전히 죽은 사람이라고해서 종업원이 상을 수여하지는 않습니다. 그러나 훈련받지 않은 관리자는 유사한 진술을 작성하여 직원 인사 파일에 저장하는 것으로 알려져 있습니다.

기록을 담당하는 HR 직원에게 파일에 대한 액세스를 제한하고 인사 파일에 포함되어야하는 대상과 포함되지 않아야 할 대상을 알고 있어야합니다.

인사 기록에 기재 한 정보의 균형을 유지하십시오.

고용인의 고용 기록의 긍정적 측면과 부정적인 측면을 모두 포함하십시오. 너무 자주, 인사 기록은 모든 부정적 발생을 강조하고 모든 직원이 경험하는 긍정적 인 요소를 놓칩니다. 승격, 판촉, 우수상 및 칭찬 사본과 감사 노트를 생각해보십시오.

자신의보고 직원과 공식 회사 인사 기록에 대한 관리자의 개인 메모 간의 차이점을 확인하십시오.

성과 개선, 프로젝트 및 목표 완료 추적, 승격 및 성과 개발 계획의 공정한 결정에 사용되는 감독자 노트는 회사의 공식 인사 기록이 아닌 관리자의 개인 파일에 속합니다.

관리 파일에 메모를 작성하고 문서를 유지하는 방법에 대해 감독자를 양성 할 필요성을 인식하십시오. 소견이 아닌 사실에 대한 동일한 기준과 소문이 아닌 구체적인 예가 개인 메모에 적용됩니다.

감독자의 비공개 메모는 소송의 경우 소환 될 수 있으므로 개인 메모의 경우 조심해야합니다. 관리 직원 파일에있는 기록 사본을 관리 파일에 보관하는 감독자의 관행은 권장하지 않습니다.

고용 문서 및 면접 노트는 약간의 난제를 제시합니다.

가장 좋은 방법은 채점 한 각 위치에 대해 별도의 파일을 유지하는 것입니다.이 파일에는 작업 게시에서 참조 확인까지 해당 위치를 채우는 것과 관련된 모든 문서가 포함됩니다. 신청자의 이력서, 커버 레터 및 신청서는 고용 된 직원의 신청서를 직원 인사 파일로 옮겨야한다는 것을 제외하고는이 파일에 포함되어 있습니다.

이 파일에는 잠재적 인 직원의 자격 요건에 대한 편파적 인 표현을 위해 노력하는 공식 체크리스트와 양식이 있으며 가장 적합한 후보자를 고용하기로 한 결정을 뒷받침합니다. 채용 프로세스 중에 취해진 고용 매니저의 의견 및 메모는이 파일에 속하지 않습니다.

인적 자원은 고용 결정에 대한 완전한 문서를 유지하기 위해이 메모를 수집 할 수 있지만 인사 기록에 속하지 않습니다.

고용 결정에 관한 사실적 문서.

이 문서에는 판촉, 측선 기회로의 이전 및 급여 인상과 같은 결정이 포함되며 이들은 인사 기록에 포함됩니다. 직원에 대한 감독자 또는 인사 담당자의 의견은 그렇지 않습니다. 서면 경고문과 같은 공식 징계 조치 문서도 직원의 인사 파일에 속합니다.

인사 기록에 없어야하는 문서의 구체적인 예

다음 정보는 인사 기록에 포함되어서는 안됩니다. 이 문서는 별도의 파일을 필요로하거나, 감독 또는 관리 메모로 분류되거나, 고용주가 보관하지 않아야합니다.

• 모든 의료 정보는 의료 파일에 속합니다.
• 급여 정보는 급여 파일에 속합니다.
• 근로자의 사회 보장 번호 나 나이, 인종, 성별, 국적, 장애, 결혼 상태, 종교적 신념 등과 같은 직원의 보호 분류에 관한 정보를 포함하는 문서는 절대로 인사 파일에 보관해서는 안됩니다.
• 직원의 업무 관리, 목표 설정, 피드백 제공 등의 목적을위한 감독 문서는 개인, 감독자 또는 관리자 소유 폴더에 보관해야합니다.
• 직원의 불만 사항, 증인 인터뷰, 직원 인터뷰, 조사 결과, 변호사 추천 및 해결, 보복을 방지하기위한 후속 조치 등의 조사 자료는 인사 기록과 별도의 조사 파일에 있어야합니다.
• 직원 I-9 파일은 직원 인사 기록이없는 I-9 파일 또는 위치에 있습니다.
• 범죄 기록, 신용 보고서 등의 배경 조사와 마약 검사의 결과를 관리자, 관리자 및 직원이 액세스 할 수없는 별도의 파일에 배치하십시오. SHRM은이 별도의 파일을 권장하거나이 정보가 직원의 의료 파일에 보관 될 것을 권장합니다.
• 자기 식별 양식 및 정부 보고서와 같은 직원 평등 기회 기록은 인사 파일이나 감독자가 액세스 할 수있는 곳에서는 보관하지 마십시오.

이 가이드 라인을 따르면 귀사는 사실적이고 지원 가능한 고용 기록 및 인사 기록을 해당 위치에 효과적으로 보관하고 있습니다.

기권: 제공된 정보는 신뢰할 수있는 반면 정확성과 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 사이트는 전 세계 시청자가 읽으며 고용 법과 규정은 주마다, 그리고 국가마다 다릅니다. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원이나 주, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오. 이 정보는 지침, 아이디어 및 지원을위한 것입니다.