직장에서 의사 소통의 주요 구성 요소

커뮤니케이션은 두 명 이상의 사람들 사이에서 정보를 전달하는 행위입니다. 의사 소통에는 구성 요소가 너무 많아 직장에서 효과적으로 의사 소통을하지 못하는 것이 일반적입니다.

효과적인 의사 소통을 위해서는 통신의 모든 구성 요소가 완벽하게 정의 된 의사 소통의 정의 인 "공유 된 의미"에 완벽하게 연동되어야합니다. 질문을하고 대답 할 때 특히 중요합니다.

통신 구성 요소

의사 소통에는 5 가지 요소가 있고, 의사 소통이 이루어지는 작업장의 전반적인 환경에는 6 가지 요소가 있습니다. 통신 구성 요소는 다음과 같습니다.

• 메시지를 보내는 사람. 보낸 사람은받는 사람이 보낸 사람과 의미를 공유 할 수 있도록 메시지를 명확하고 충분히 자세히 제시해야합니다.
• 메시지의 컨텍스트입니다. 컨텍스트는 메시지를 보낸 사람이 메시지를 배달하는 방법입니다. 컨텍스트는 제스처, 신체 언어, 표정 및 음성 톤과 같은 요소와 같은 비언어적 인 의사 소통을 포함합니다. 메시지의 대부분의 컨텍스트는 수신자가 메시지 보낸 사람을보고들을 수있을 때만 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 이메일과 IM 이모티콘은 송신자가 수신자의 입력없이 공식화하므로 불량한 대체품입니다.

  문맥의 또 다른 부분은 의사 소통 원에 관련된 감정입니다. 발신자가 화가 났습니까? 수신자가 의사 소통의 내용에 무관심하거나 발신자를 경멸 하는가? 정상적인 인간의 감정은 메시지가 성공적으로 공유되었는지 여부에 영향을줍니다.

• 메시지를받는 사람. 수신기는주의 깊고 열심히 듣고, 명확성을 위해 질문하고, 수신기가 송신자와 의미를 공유하는지 확인해야합니다. 수신자가 발신자를 신뢰하면 효과적인 의사 소통의 기회가 증가합니다.
• 선택한 배송 방법. 배달 방법은 메시지의 의미를 전달하는 데 가장 효과적인 매체를 기준으로 선택해야합니다. 통신 방법은 컴퓨터 및 모바일 장치의 새벽부터 매우 다양하므로 전달 방법에 대한 결정이 더욱 복잡해졌습니다. 전달 방법은 송신자와 수신자 모두의 통신 요구에 적합해야합니다.

  커뮤니케이션 방법에는 구두 의사 소통, 인스턴트 메시지 (IM), 전자 메일, 문자, 간판, 포스터, 비디오, 스크린 샷, 전화, 메모, 양식, 문서 등이 포함됩니다. 이러한 방법은 계속 확장 될 것이며 직원의 업무와 관련된 모든 것에 대한 즉각적인 의사 소통에 대한 직원의 기대가 계속 커질 것입니다.

  대면 커뮤니케이션은 변화를 촉구하거나, 직원 인식을 제공하거나, 현장 질문을 허용 할 수있는 조직 정보에 특히 중요합니다. 직원들이 구성 요소, 컨텍스트에 액세스 할 수 있으므로 대면 통신도 선호됩니다.

• 메시지의 내용. 메시지의 내용은 명확해야하며 수신자로부터 이해를 얻을 수 있도록 충분히 자세하게 설명해야합니다. 메시지 내용이 이미 수용자의 믿음과 공명하고 연결되면 어떤면에서는 가장 효과적입니다.

좋은 질문을하는 것이 어떻게 의사 소통을 향상 시키는가?

James O. Pyle과 Maryann Karinch는 효과적인 의사 전달을 돕기 위해 다음을 추가합니다.

인적 자원에서 고객 서비스에 이르기까지 나쁜 질문은 거의 모든 작업장을 오염시킵니다. 나쁜 질문은 종종 불완전하거나 오해의 소지가있는 대답을 촉발시키고 교감을 해칠 수 있습니다. 반면에, 좋은 질문은 효율성, 역량 및 협조 관계 구축의 중요한 도구입니다.

좋은 질문에는 직접, 통제, 반복, 영구, 요약 및 비 관련의 여섯 가지 유형이 있습니다. 간략하게 설명하려면 다음을 수행하십시오.

• 곧장: 당신은 기본적인 의문으로 간단한 질문을 던집니다.
• 제어: 당신이 이미 물어볼 때 그 대답을 이미 알고 있습니다. 그 사람이 거짓말을하고, 알지 못하고,주의를 기울이지 않는지 여부를 알아내는 방법입니다.
• 반복: 동일한 정보를 사용한 두 가지 질문을합니다.
• 지속성 있는: 원하는 정보의 모든 측면을 탐구하기 위해 여러 가지 방법으로 같은 질문을합니다.
• 개요: 출처가 답변을 다시 방문 할 수있는 기회를 제공하기위한 것입니다.

• 비 관련: 그것은 당신이 알고 싶어하는 주제와 관련이 없지만, 아마도 사람이 거짓말을하지 않을 것입니다; 진실이 "어떻게 생겼는지"보고 그 사람이 당신에게 개방되도록하는 목적을 제공합니다. 그것은 또한 질문 교환의 맥락에 묶일 수 있습니다.

6 가지 유형의 좋은 질문에 대한 세부 사항

곧장

직접적인 질문이 가장 좋습니다: 하나의 의문문, 하나의 동사 및 하나의 명사 또는 대명사.

• 너 누구 니?
• 파티에서 무슨 일이 있었던거야?
• 언제 사무실에 왔니?
• 차 열쇠는 어디 있니?
• 왜 일찍 모임을 떠났어?
• 그 아이 패드에 얼마를 지불 했습니까?

제어

"직접적인 질문을 의도적으로하지 않겠습니까?"대답 할 때 진실성이나 정확성을 확인할 때 통제 질문을 사용하고 일관성을 찾습니다.

통제 질문은 답을 알고있는 고의적 인 질문이므로 정보 발견에 관한 질문이 아닙니다. 그들은 행동의 발견, 언어의 패턴, 진실성이나 정확성의 수준에 관한 것입니다. 아마도 그것은 당신이 그 사람과 전에 이야기했던 것일 것입니다.

직원이 그 사람에 대해 불평 할 이메일을 보냈기 때문에 인적 자원 팀의 직원이 직원을 소외 시켰다는 것을 알게되면 "오늘날 Pamela의 성과 검토는 어떻게 진행 되었습니까?"와 같은 통제 질문을 할 수 있습니다. 정보; HR 담당자가 질문에 어떻게 대답하는지 알아보기 만하면됩니다.

반복

당신은 두 가지 다른 방식으로 같은 정보를 원합니다. 예를 들어, "영업 인력의 수는 몇 명입니까?"라고 물으면, 말하는 사람이 "현장에 22 명이 있습니다."라고 말하면 나중에 다른 사람과 이야기 할 때 - 회사가 발판을 마련한 지역 - 예를 들어 "판매 지역은 몇 ​​개입니까?"

그는 영업 인력의 인력 수를 확인하는 방법 인 "22"에 대응할 수 있습니다. 그것은 절대적인 시험은 아니지만, 그가 전에 말한 것에 가치와 신빙성을 부여합니다. 그들은 제공된 정보를 교차 점검하는 두 가지 다른 질문입니다.

반복 질문을 사용할 때 불일치를 발견 할 수도 있습니다. 이 예에서 소스가 28 개의 판매 지역이 있다고 응답하면 약간의 설명이 필요합니다. 어쩌면 완벽하게 좋은 이유가있을 수 있습니다. 판매 인력은 일반적으로 28의 보완 요소를 가지고 있지만 최근에는 많은 매출액이있어 6 가지가 짧습니다. 그러나 응답으로 인해 번호 사이의 불일치가 있음을 의심하게됩니다 직원 수 및 판매 지역 수 이러한 불일치는 문제를 해결하기 위해 추가 질문을해야합니다.

지속성 있는

질문에 둘 이상의 답변을 줄 수있는 교환의 경우 영구적 인 질문을 사용하여 완전한 답을 얻으십시오. 반복 질문과 마찬가지로, 지속적인 질문은 그 사람이 진실하지 않다고 의심되는 경우에도 유용합니다.

"캘리포니아로 휴가를 갔을 때 어디에서 했습니까?"라고 대답하면 "디즈니 랜드"라고 대답 할 수 있습니다. 디즈니 랜드가 유일한 곳일 수도 있지만 그 질문을 따르는 것이 논리적입니다.

반복 질문을 무시하고 디즈니 랜드에 관한 질문으로 바로 가면 다른 시간에 정보가 누출되지 않는 한 친구의 캘리포니아 여행에 대한 완벽한 그림을 얻을 기회를 놓칠 수 있습니다.

개요

요약 질문은 진실을 결정하는 것이 아니라 그녀가 말한 것을 소스에 피드백하는 것입니다. 그래서 그녀는 "나는 실제로 내가 말하고자하는 것을 말 했나요?"라고 생각할 기회를 갖습니다.

2 도어 해치백에서 풀 사이즈 럭셔리 모델에 이르기까지 모든 종류의 자동차를 판매합니다. 젊은 부부가 쇼룸에 와서 명품 모델 중 하나를 시승 해달라고 요청합니다.

"당신은 대부분의 시간 동안 차를 어떻게 사용할 것입니까?"라고 묻습니다.

"일하러 앞뒤로 통학. 우리는 같은 건물에서 일합니다. "라고 그녀는 말합니다.

"그 차를 다른 용도로 쓰겠습니까?"

"주말에 부모님을 만나는 여행. 그런 것들. "그녀는 잠시 멈추고 덧붙인다."그들은 100 마일이나 떨어져 산다."

"왜 고급차가 최선의 선택이라고 생각하니?"

그들은 한눈을 교환합니다. 그는 "우리는 다른 사람들보다 더 좋아한다"고 말한다.

"당신이 가장 좋아하는 색깔은 무엇입니까?"

"빨간."

"내가이 권리를 가지고 있는지 보도록하겠습니다. 고급 클래스의 빨간색 풀 사이즈 자동차를 원한다고 들었습니다.이 설명이 원하는 것에 얼마나 잘 맞습니까?"(요약 질문에 관련 정보 이 경우.)

서로 다른 시각을 교환합니다. 그는 "차분한 색이 더 좋을 것이라고 생각한다"고 말했다.

"호화로운 모델은 당신에게 가장 좋은 모델이라고 생각합니까?"(다시 말하면, 이것은 당신이들은 것을 요약하고 검증하는 방법입니다. 당신은 그들이 비싼 제품의 표정에 너무 매혹되어 있는지 알아보기를 원합니다. 자동차가 다른 것을 고려하고 싶지 않거나 첫 번째 대답이 두드러진 사실을 가장하는 경우.

"아빠는 이것이 길에서 가장 안전한 자동차라고 말했습니다."

요약 질문에 대한 대답은 그들이 실제로 그것을 좋아할 수도 있지만 그것이 어떻게 보이는지에 달려 있지 않다는 것을 말해줍니다. 당신은 선들 사이를 읽었습니다. 그들은 단지 함께 인생을 함께 시작하고 있습니다. 그녀의 아빠는 딜러에게 "길에서 가장 안전한 자동차"를 사기 위해 파견했을 것입니다. 선금과 대출 신청서가 아마도 당신에게 이야기의 나머지 부분을 줄 것이라는 것을 알면서 판매를 계속하기로 결정합니다.

어떤 사람들은이 판매 마주 쳤던 사람들처럼 간단하지 않거나 부주의하게 보이기를 원하지 않기 때문에 요약 질문을하는 것이 편하지 않을 수도 있습니다. 처음 질문했을 때와 정확히 같은 방식으로 질문하면 올바른 결론을 내릴 수 있습니다.

문구를 변경하더라도 두 번 연속 같은 질문을하고 싶지는 않습니다. 처음 질문과 두 번째 질문 사이에 약간의 거리를두고 질문을 약간 바꾸면 상대방의 말에 정말로 관심이있는 사람으로 우연히 만나는 것입니다.

비 관련성있는

당신은 당신의 질문에 대답하는 사람이 스트레스를 받고 있음을 감지 할 수 있습니다; 비 관련 질문은 긴장감을 완화시킬 수 있습니다. 또는 어쩌면 메모를 생각하거나 참조 할 시간이 필요하므로 질문을 사용하면 약간의 공간과 시간을 사 줄 수 있습니다.

"과거에 실패한 프로젝트는 무엇 이었습니까?"와 "어떻게 문제를 해결하려고 했습니까?"와 같은 지적 질문에서 구직자가 전장 심문 중에있는 것처럼 쉽게 느낄 수 있습니다..

후보자는 "나는 팀의 공통된 목표를 향해 부서를 재편성하여 문제를 해결하려고 노력했다. 내 아들 리그의 팀이 공을 치는 데 집중하는 방식이다."

당신은 그의 엉망진창에 대한 논의와 그가 그것을 고치려고 시도하는 방법으로 돌아 오기 전에 "작은 리그를 얼마나 오랫동안 감독 했습니까?"라고 질문함으로써 후보자에게 휴식을 줄 수 있습니다.

마지막으로, 여기에 필요한 모든 구성 요소로 시작하여 끝이 부족한 질문을 망치는 두 가지 방법이 있습니다.좋은.

1. 너무 많은 한정어 또는 다른 단어와 문구를 추가하여 질문에서주의를 산만하게합니다. 예를 들어, "비닐 카운터가 의자에 금이 갔고 덕트 테이프로 덮여있는 식당에서 아침 식사로 무엇을 먹었습니까?"
2. 대답을 기다리지 않는 것도 일반적입니다. 당신은 "당신이 제일 좋아하는 음식은 무엇입니까?"라고 묻습니다. 그 사람은 즉시 대답하기보다는 잠시 생각합니다. "로스트 비프 (Roast beef)?" 침묵 효과적인 질문 도구입니다. 귀를 열어야 할 때 입을 벌린 결과로 발견, 정보, 단서를 잃지 마십시오. 질문을 최대한 활용하는 "두 귀, 한 입"규칙을 기억하십시오.

   환경과 의사 소통

   위의 통신 구성 요소는 메시지를 효과적으로 전달하기 위해 함께 작동 할 때 공유 된 의미를 증진시킵니다. 이러한 구성 요소가 발생하는 작업 환경은 통신 및 통신 수신 여부에도 영향을줍니다.

   유효한 질문을 할 때 당신은 신뢰감을 형성하고 자신감을 불러 일으 킵니다. 의미는 의미를 공유하는 직장 ​​의사 소통을위한 기초의 또 다른 부분을 형성합니다.

   열린 의사 소통, 직원 개입 및 공통 목표를 강조하는 근무 환경에서 의사 소통은 더욱 빈번하고 효과적으로 이루어집니다. 그러나 중요한 의사 소통에 대한 기대는 이러한 최고의 직장에서 더 높은 기준을 설정합니다. 따라서 사기가 높고 직원 중심의 근무 환경에서도 직원들은 무슨 일이 일어나고 있는지 모른다고 불평합니다.

   개별 작업장의 모든 구성 요소와 전반적인 환경 때문에 의사 소통은 여전히 ​​어려움을 겪고 있습니다. 누가 언제 무엇을 알 필요가 있는지 알아야 할 필요가있는 노령화 된 질문은 다른 사람의 만족도에 대해 완전히 대답하지 않습니다.

   너무 많은 정보, 충분하지 않은 정보, 심지어 정보 과부하에 대한 직원의 불만은 직장에서 계속 공감 할 것입니다. 의사 소통의 문제는 결코 치료할 수 없지만, 헌신과 사려 깊은 자세로 대인 커뮤니케이션과 직장 의사 소통의 효율성을 높일 수 있습니다.

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