회의록 유지 방법 배우기

회의록은 회의 또는 회의의 공식 기록으로 사용되는 상세한 메모입니다. 모임 주관자는 보통 참가자 중 한 사람에게이 일을 맡겨달라고 요청합니다. 어느 날 누군가가 당신이 될 수 있습니다! 대단히 어려운 직업은 아니지만 중요한 일입니다. 회의록은 출제 된 날짜에 대한 공식적인 기록이므로 정확성이 필요합니다. 필요하다면 사람들이 나중에 참조 할 수 있어야하는 상세한 메모를 작성해야합니다. 이러한 작업을 기교있게 처리 할 수있는 몇 가지 지침이 있습니다.

회의 전, 회의 중, 회의 후에 무엇을해야하는지 알아보십시오.

회의 전

• 녹음 도구 선택: 먼저 메모를하는 방법을 결정해야합니다. 올드 스쿨에 가서 펜과 종이를 사용하거나 기술로 이동하여 노트북 컴퓨터, 태블릿 또는 스마트 폰을 사용합니까? 상사와상의하여 특정 방법을 사용하는 것을 선호하는지 확인하십시오. 가능성은 희박하지만 가능합니다.
• 선택 도구가 작동 중인지 확인하고 원래의 도구가 실패 할 경우를 대비하여 백업을 준비하십시오. 예를 들어, 노트북을 가지고 오면 펜과 종이를 가지고 다니십시오. 컴퓨터가 충돌 한 경우에 쓸 내용을 검색하는 동안 회의를 중단하지 않으려 고합니다.

• 회의가 시작되기 전에 회의 의제를 읽으십시오. 분에 대한 개요를 공식화 할 수 있습니다. 각 항목 아래에 약간의 여백을 남기고 거기에 메모를 씁니다. 이렇게하면 회의를 실행하는 사람이 일정에 충실하는 한 일을 좀 더 쉽게 할 수 있습니다.

회의 중

• 참석 시트를 지나서 모든 사람이 로그인했는지 확인하십시오. 모든 참석자 목록을 공식 회의록에 포함시켜야합니다.
• 모든 사람이 누구인지 확인하십시오.그렇게하면 말하고있는 사람을 식별하고 해당 정보를 올바르게 기록 할 수 있습니다.
• 회의가 시작되는 시간에 유의하십시오.
• 모든 의견을 적어 두지 마십시오. 주요 아이디어 만 포함하는 것도 괜찮습니다. 당신이 동의하지 않는 항목을 남기지 않도록 조심하십시오. 편견이 당신에게 영향을 주어서는 안됩니다. 이것이 공식적인 계정이라는 것을 기억하고 일어난 일에 대한 당신의 의견은 아닙니다!

• 작성한 모든 동작과 투표 결과를 기록하십시오. 당신은 누가 모션을 시작했는지 기록 할 필요가 없습니다. 물론 조직의 규칙이 다를 수 있으므로 먼저 규칙을 확인하십시오.
• 다음 회의 때까지 어떤 동의 나 토론에 대한 표결이 연기되면이를 메모하십시오.
• 회의 종료 시간을 기록하십시오.

회의 후

• 회의가 끝나면 가능한 한 빨리 분을 입력하십시오. 마음 속에는 모든 것이 여전히 신선합니다. 메모에 오류가 있거나 질문이있는 경우 다른 참석자와 이야기하여 신속하게 정리할 수 있습니다.
• 회의록의 최종 사본에는 조직 명,위원회 명칭, 회의 유형 (일일, 주간, 월간, 연례 또는 특별) 및 그 목적을 기입하십시오.
• 시작과 끝 시간을 알려주십시오.
• 참석자 목록과 누가 회의를 실행했는지에 대한 메모를 제공하십시오. 여기에 분이 걸렸다는 것을 나타낼 수도 있습니다. 참가자 명단에 귀하의 이름을 적고, 이름 뒤에 괄호 안에 분이 걸렸다 고 말하십시오. 또는 문서 끝에는 "Respectively submitted by"라고 쓰고, 이름 옆에 서명 할 수 있습니다.

• 제출하기 전에 몇 분을 교정하십시오. 참석 한 다른 사람에게 그것들을 살펴 보도록 요청하십시오. 그 또는 그녀는 실수로 뭔가를 남겨 두었다면 알려주 게 될 것입니다.
• 다른 방법을 지시하지 않는 한 회의 운영자에게 제출하십시오.