직원이 직원 파일을 얼마나 오래 보관해야하는지

인적 자원에 관한 중요한 사항 중 하나는 우리가 수많은 서류를 가지고 있다는 것입니다. 톤과 톤과 톤. 물론, 요즘은 전자가 많지만 원리는 그대로 남아 있습니다. HR은 기록 보관을합니다. 그리고 우리는 그 기록들을 보관할 필요가 있지만 얼마나 오랫동안 보관해야합니까?

HR 기록 보관에 대한 기본 지침은 다음과 같습니다. 하지만 주법은이 가이드 라인과 다를 수 있음을 기억하십시오. 주법과 연방법이 서로 상충하는 경우, 더 긴 요구 사항을 기준으로 항상 기록을 보관하십시오. 너무 오래 오래 머물러있는 것이 낫습니다.

채용 기록

구직 결정을 내린 후 1 년 동안 해당 이력서, 인터뷰 노트, 신청서 및 구인 정보, 그리고 신청자 추적 시스템을 통한 기록까지도 모두 저장해야합니다. 따라서 신청자와 면담을하고 3 개월 동안 전체 과정을 진행한다면 최종 채용 결정이 내려지기 전까지는 시계가 똑딱 거리는 것은 아닙니다.

왜이 일을해야합니까? 누구든지 채용 결정에 질문하는 경우, 귀하는 어떤 방식 으로든 불법적으로 차별 대우를하지 않았 음을 입증해야합니다. 미국 장애인 법, 타이틀 VII 및 많은 다른 사람들과 같은 법률은 귀하가 준수하고 있음을 입증하도록 요구합니다. 이러한 기록을 유지하면 도움이됩니다.

약물 검사 기록

만약 당신이 사전 고용을위한 약물 검사가 필요하다면, 고용 기록의 일부이며, 결과의 사본을 1 년 동안 보관해야합니다. 직장에서의 사건이나 무작위 검사의 일부로 약물 검사를 추가로 한 경우이 기록을 1 년간 유지해야합니다. 그러나 교통부 규정의 적용을받는 경우 약 테스트 기록의 최소 기간은 5 년입니다.

급여 / 시간표, 기타

법에 따라이 기록을 3 년 동안 보관해야하지만 최근의 소송은 더 오랫동안 보관하는 것이 더 똑똑하다는 의미입니다. 당신은 각 직원이 얼마나 많은 돈을 받았는지, 그리고 회사에서 종신직으로 근무한 시간을 기록하고 싶습니다. 이유에 관계없이 직원이 퇴사 한 후 최소 5 년 동안 기록을 보관하십시오.

면제 된 직원의 경우 근무 시간에 관계없이 임금이 동일하기 때문에 시간 기록을 유지할 필요가 없습니다. 그러나 비 면제를해야 할 때 면제 된 것으로 직원을 잘못 분류 한 경우 근무 시간 기록을 통해 초과 근무 수당을 지급 할 수 있습니다. 회사가 지불 한 계산 방법을 포함 시켰는지 확인하십시오. 예를 들어, 직계 급여, 급여 + 수당, 초과 근무 수당, 작업 수표 또는 직선 시간 급여인지 여부를 추적해야합니다.

임금 및 세금 관련 질문에 대해서만이 작업을 수행 할 필요가 있지만 다른 많은 결정 사항은 근무 시간 수에 의존합니다. 예를 들어 FMLA 자격은 1 년 동안 근무한 시간 수에 따라 다릅니다. 파트 타임으로 면제 된 직원이있는 경우 FMLA 자격을 결정하기 위해 시간 기록을 요구할 수 있습니다. 또한 일한 모든 시간 동안 근로자에게 돈을 지불했음을 증명할 수 있어야합니다.

I-9 양식

고용인이 고용 된 후 3 년 동안 그리고 고용 종료 후 1 년 중 더 늦은 날짜까지 직원 기록과 별도로 저장된 직원 I-9 양식을 유지하십시오.

건강 / 연금 급여 정보

모든 혜택에 대한 기록을 최소 6 년간 보관해야합니다. 법원은 고용인이 고소 연금을받을 자격이 있다고 말하면 고소인이 귀하에게 고소를하는 경우, 근로자가 그 사실을 증명할 책임이 아니라 더 많은 것을 빚지지 않는다는 것을 증명하는 것이 고용주의 책임임을 주장했습니다. 모든 요약 계획 설명을 보관하십시오.

코브라 (COBRA) 자격을 갖춘 전직 직원이 있고 건강 혜택을 확대하는 경우, 그 기록을 6 년간 안전하게 보관해야합니다. 이 법은 휴가를 명시하지 않지만 직원 퇴직 소득 보장법 (ERISA)에 따라 적용될 수 있으므로이 법에는 6 년간의 유예 기간이 필요합니다. 안전한쪽에 있으려면 그 레코드를 버리지 마십시오.

FMLA 기록

직원이 FMLA를 요청하면 3 년 동안 휴가를 거절하더라도 해당 서류를 보관해야합니다. 각 직원의 휴가 (시작일 및 사용 된 시간)를 추적해야합니다. 직원이 간헐적 인 FMLA를 가지고있는 경우 모든 휴가를 추적하고 사용 시간을 기록하십시오. 날짜와 시간은 문서화되어야합니다. 간헐적 휴가는 하루에 몇 시간 동안 또는 일주일에 며칠 동안 사용할 수 있습니다. 그것을 모두 기록하고 기록을 보관하십시오.

이것은 포괄적 인 목록이 아니며 연방 법령에만 적용된다는 것을 기억하십시오. 예를 들어 귀하가 연방 계약자이거나 귀하의 주정부가 다른 기준을 갖고있는 경우 귀하는 추가 기록 보존 법의 적용을받을 수 있습니다. 의심 스러울 때는 버리지 마십시오.

인사 관리 협회 (SHRM)에서 기록 보관 및 의무보고에 대한 추가 자료에 액세스 할 수 있습니다.

기권: 제공된 정보는 신뢰할 수있는 반면 정확성과 적법성에 대한 보장이 없음을 유의하십시오. 이 사이트는 전 세계 시청자가 읽고 있으며, 고용 법과 규정은 주마다 다르며 국가마다 다릅니다. 귀하의 법적 해석과 결정이 귀하의 지역에 적합한 지 확인하기 위해 법률 지원이나 주, 연방 정부 또는 국제 정부 자원의 지원을 요청하십시오. 이 정보는 지침, 아이디어 및 지원을위한 것입니다.