효과적인 회의 일정을 수립하는 방법

회의 의제는 참가자가 회의에서 성취하기를 희망하는 항목의 목록입니다. 일정은 참가자가 회의 준비를 할 수 있도록 최소 24 시간 전에 회의에 앞서 배포해야합니다. 가능하다면, 의제는 회의가 있기 며칠 전에 이용 가능해야한다.

회의 의제 개발

먼저, 다른 직원이 회의 계획을 도울 필요가 있는지 확인하십시오. 그런 다음, 회의를 개최함으로써 성취하고자하는 것을 결정하고, 회의의 목표를 수립하십시오. 귀하가 설정 한 목표는 효과적인 회의 계획을위한 기본 틀을 수립 할 것입니다. 회의 일정 내에 합리적으로 달성 할 수있는 것 이상을 계획하지 않았는지 확인하십시오.

스티븐 코비 (Stephen Covey)는 "7 명의 매우 효과적인 사람들의 습관"에서 "끝을 염두에 두라."라고 말했습니다. 회의 목적에 따라 회의 포커스, 회의 일정 및 회의 참가자가 결정됩니다.

그런 다음 각 일정 항목에 대해 얼마나 많은 시간이 필요할 것으로 예상되는지 고려하십시오. 회의가 1 시간 동안 진행되고 5 개의 일정 항목이 있으면 작업중인 시간에 대한 일반적인 아이디어를 얻을 수 있습니다. 모든 의제 항목이 정확히 12 분이어야한다는 것은 아니지만, 5 개의 항목이 분명히 합쳐져서 평균 시간을 평균 할 수는 없습니다.

결정하기

전반적인 목표를 결정한 후에는 귀하 또는 귀하의 팀이 특정 결정을 내릴 필요가 있습니다. 회의의 목적이나 목표 외에도 다음과 같은 사항을 포함 시키십시오:

• 회의 날짜, 시간 및 위치
• 회의에 참가자 필요
• 토론 할 항목
• 그룹을 예상하는 시간은 각 항목을 토의해야합니다.
• 회의 사전 작업. 여기에는 모든 읽기, 문서, 데이터, 이전 회의의 회의록 또는 실제 회의를 성공적으로 수행 할 수있는 기타 준비 사항이 포함됩니다. 관련 문서는 초대 된 참가자에게 배포 할 때 회의 공지 사항 및 의제에 첨부해야합니다.

참가자 식별

목표를 달성하기 위해 회의가 필요하다고 결정한 후에는 참가자 목록을 작성해야합니다. 모든 직원이 모든 회의에 참여할 수 있거나 참가해야하는 것은 아니지만 적절한 참가자를 초대하면 성공 가능성이 높아집니다. 자신에게 몇 가지 질문을함으로써 참가자를 결정하십시오:

• 그룹이 개발하는 솔루션을 누가 소유해야합니까?
• 그룹이 논의하는 프로세스를 누가 소유합니까?
• 배포하는 정보를 누가 알아야합니까?
• 의사 결정을 안내하기 위해 누가 데이터와 사실을 제공 할 수 있습니까?
• 그룹과 공유 할 경험이나 전문 지식을 가진 사람은 누구입니까?
• 어떤 솔루션이나 태스크의 구현을 지원해야합니까?
• 회의 결과를 달성하기 위해 누가 허가 또는 자원을 제공해야합니까?
• 어떤 해결책이나 방향의 구현에 반대 할 수 있습니까?

정기 모임

모든 회의가 맞춤 개발 안건을 필요로하는 것은 아닙니다. 대부분의 직원들은 자신의 부서 또는 작업 그룹을 위해 정기적으로 회의를 계획합니다. 또한 참여하는 팀과 프로젝트도 있습니다.

진행중인 프로젝트는 모든 회의에 대해 새로 개발 된 의제를 요구하지 않을 수도 있지만, 귀하의 팀은 귀하의 회의에 대한 표준 접근 방식을 채택함으로써 잘 처리 될 것입니다.

정규적으로 예정된 직원 회의는 각각 표준 회의 일정 항목이있는 세 가지 부문으로 나뉩니다.

1. 정보 항목: 모든 회의에 대한 정보를 제공하는 의제 항목을 작성하십시오. 예를 들어, 관리자는 고위 경영진 회의의 결과에 따라 그룹을 업데이트합니다.
2. 액션 항목: 정기적으로 개최되는 모든 회의에서 그룹이 검토하기를 원하는 항목을 일정 목록에 배치하십시오. 예를 들어, 기간에 대한 예산 성과 및 비용 절감 및 그룹이 달성하고자하는 지속적인 개선 사항을 파악할 수 있습니다.
3. 전방 기획: 그룹이 미리 계획하거나 준비하고자하는 모든 항목을 의제에 배치하십시오. 예를 들어, 다음 달 단기 목표 또는 다가오는 임무에 대한 동료 지원 필요성.

미팅 아젠다를 개발할 때이 가이드 라인을 따르면 미팅의 생산성을 높일 수 있습니다.

포함 할 내용

정기적 인 회의 일정은 다음과 같은 기본 항목을 포함하여 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.

• 예열 및 인사. 그룹이 얼마나 자주 만나는 지에 따라 간단한 아이스 브레이커를 고려하십시오.
• 회의의 목적, 의제 및 예상되는 결과와 제품을 검토하십시오.
• 이전 회의록을 검토, 수정 (필요한 경우) 및 승인합니다.
• 팀이 필요로하는 부서 및 회사 정보를 제공하십시오.
• 실행 항목, 실행 계획 및 약속에 대한 진행 상황을 검토하십시오. 목표에 대한 그룹 진행 상황을 검토하십시오.
• 이 회의의 의제 항목에 대해 토론하고 결정하십시오.
• 다음 단계를 확인하십시오.

• 다음 모임의 목적, 결과 및 의제를 확인하십시오.
• 회의가 끝나면, 메모 작성 담당자는 회의 중에 사람들이 한 약속을 검토해야합니다.
• 그룹에 속하지 않은 사람들에게 필요한 도움을 확인하고 참가자들에게 연락하도록 지정하십시오.
• 회의 참가자가 아닌 사람이 무엇을 알아야하며 의사 소통 방법을 결정해야합니다.
• 회의가 시작된 후 24 시간 이내에 또는 메모 작성자가 전자적으로 메모를 작성한 경우 즉시 분을 배포하십시오.