회의록에 대한 자세한 내용과 중요한 이유

회의록은 회의 중에 논의 된 내용이나 일어난 일에 대해 참석자 및 비 참석자에게 알리기 위해 사용되는 기록 또는 기록 된 문서입니다. 회의록이나 메모는 일반적으로 회의 중에 기록 된 내용에 대한 정확한 기록이 있도록 진행 중에 지정된 회의록 레코더에서 가져옵니다.

회의록은 보통 다음을 포함합니다:

• 참가자 이름
• 의제 항목
• 참가자의 결정
• 참가자가 저지른 후속 조치
• 약정 완료 기한
• 향후 검토 또는 기록을 위해 문서화 할 가치가있는 기타 모든 행사 또는 토론

역사적인 문서로서 회의록

역사적인 문서로서, 의사 결정을 이끌어 낸 핵심 아이디어 또는 토론 포인트를 문서화하는 데 분이 유용합니다. 예를 들어 효과적인 회의록에는 팀이 논의한 5 가지 대안과 다른 하나보다 우선적으로 선정 된 주요 이유가 명시 될 수 있습니다.

일반적인 비즈니스 미팅의 회의록에는 모든 토론이나 주를 상세하게 기록 할 필요가 없습니다. 물론이 법칙은 법원 심리 및 법적 조치가 논의되는 상황과 같은 다른 유형의 회의에서는 다릅니다. 이러한 유형의 회의에는 대화 및 진술의 정확한 기록이 필요합니다. 그러나 인적 자원이 소송에 대해 논의하지 않는 한 일반적인 작업장 회의에서는 모든 이오타를 기록하지 않습니다.

언제 회의록을 나누는가?

이상적으로, 회의록은 랩톱이나 iPad와 같은 전자 장치에 기록되고 모임 마지막에 전자적으로 회의 참가자에게 배포되는 철자법, 문법 및 선명도에 대한 간단한 검토를 거쳐 이상적으로 기록됩니다. 이렇게하면 참가자는 약속과 마감일을 즉각 통보하고 질문을 제기하거나 설명을 구할 수 있습니다. 레코더가 회의록을 쓰거나 오류를 확인하기 때문에 불가능한 경우 회의 후 24 시간 이내에 배포해야합니다.

회의록은 또한 팀 구성원이 회의 중에 작성한 약속을 상기시키는 역할을하며 참가자가 이러한 항목을 자신의 일정 및 일일 작업 목록으로 전송할 수 있도록 도와줍니다.

레코더는 사람들이 정확성과 다음 단계를 점검 할 수 있도록 다음 회의가 시작될 때 항상 이전 회의록을 검토해야합니다.

모임 회의록 처리 방법

회의 성공에 결정적으로 중요한 것은 참석자 및 참석할 수없는 직원을위한 회의 기록을 제공하는 것입니다. 전체 회의록이 없으면 사람들은 균형을 이루기 때문에 한 번에 풍부한 정보를 흡수하고 유지할 수 없기 때문에 회의의 성공 가능성은 줄어 듭니다.

회의록을 작성하는 직원은 일반적으로 팀 구성원이며 회의에 참여하는 동안 메모를 작성합니다. 법률 또는 정부 관련 절차가 포함 된 회의 또는 기업 이사회 회의에서 비 참여 개인은 공식 회의록을 작성하고 해당 절차를 기록합니다.

중요한 정보를 정확하게 기록하려면 미팅 분 레코더에 세부 사항 및 집중력을 유지할 수있는 귀가 있어야합니다. 이 직원은 회의록을 녹화하는 동안 회의에 참여할 수 있도록 효과적으로 멀티 태스킹을 수행해야합니다.

일부 조직에서는 동일한 직원이 모든 회의에서 회의록을 가져옵니다. 또는 책임은 종업원에서 종업원으로 넘어갈 수 있습니다. 의사록 작성자의 역할은 효과적인 리더십과 의사 소통 기술을 구축하고 탐낼 직업이 될 수 있습니다.

회의록 레코더의 요구 사항

레코더에 대한 요구 사항은 다음과 같은 기능을 포함합니다.

• 회의에서 결정, 약속 및 주요 논의 사항을 정확하게 기록하십시오.
• 모임 구성원이 약속 한 작업 항목과 기한을 기록합니다 (작업 항목에는 이름이 붙어 있지만 비공식 작업장 모임에서 누가 무엇을 말했는지 명시하지 않습니다)
• 회의가 끝날 때 주요 결정과 과제 또는 자발적 약속과 행동 항목을 검토하여 참가자들이 떠나기 전에 동의 할 수 있도록하십시오.
• 참석자가 회의록에 동의하지 않는 내용을 추가하거나 수정할 수 있으므로 팀 플레이어가되고 융통성을 발휘하십시오.

• 회의 후 24 시간 이내에 회의록 사본을 배포하는 것이 편리합니다.