생산성 향상을위한 회의 관리 방법

우리는 회의에서 많은 일생을 보내고 있습니다. 많은 경우, 빈약 한 회의 관리 방식은 참가자의 시간을 비생산적으로 사용하게됩니다. 관련 기사에서 우리는 5 가지 공통 회의 시나리오를 생산적인 이벤트로 바꾸는 지침을 제공합니다. 여기에는 회의의 유용성, 생산성 및 영향력 강화를 지원하기위한 추가 아이디어가 있습니다.

회의 관리 키 - PAT 스탠드

일부 관리자는 P.A.T. 회의에 대한 접근, 피~을 부탁하다 에이겐다, 그리고 티imeframe. 회의를 앞두고 이러한 중요한 맥락에서 참가자들을 무장시키는 것은 사람들이 회의의 전반적인 의도에 참여하고 지원할 준비가되었음을 나타냅니다. 명확한 P.A.T. 개요는 생산적인 세션을 보장합니다.

회의의 목적을 최대 1 ~ 2 문장으로 정의 할 수 있어야합니다. "이 회의는 새로운 마케팅 캠페인을 계획하는 것"또는 "이 회의는 반품 처리를위한 운송의 새로운 정책을 검토하는 것입니다." 목적은 모든 사람이 자신의 존재 이유, 수행해야 할 일, 진행 상황을 안내하고 결론을 도출 할 수있는 방법을 모두 알도록 돕습니다.

의제를 설정하십시오. 검토 / 토론 / 검사 할 항목을 나열하십시오. 우리는 각 의제 항목 (아래 참조)에 시간 제한을 지정하고 토론을 중재 할 책임이있는 사람을 확인하기를 원합니다. 시간대를 설정하십시오. 최소한 시작과 종료 시간을 설정하십시오. 또한 각 항목에 대한 일정을 설정하는 것이 좋습니다. 총 회의 기간에 합계되어야합니다.

제 시간에 회의 시작

예정된 시작 시간 후 5 ~ 10 분이 될 때까지 모든 사람들이 회의에 참석할 수있는 문화권에서 일하면 새로운 추세를 시작할 때입니다. 한 회사는 예정된 시작 시간에 관리자가 문을 닫을 것을 권장하고 늦은 사람들은 참석을 환영하지 않습니다. 이것은 당신이 행동하는 것보다 더 엄격 할 수도 있지만, 회의를 가져오고, 목적을 검토하고, 기대치와 타이밍을 확인하는 것에 관해서는 아무런 애정이 없어야합니다.

낙오자가 나타나기를 기다리지 마십시오. 누군가가 늦게 도착했을 때, 돌아가서 이미 커버 된 것을 다시 검토하지 마십시오. 회의 주제를 계속 진행하십시오. 이것은 낙오자에게 어색 할 것이고, 그 / 그녀가 다음 회의에서 정시에 도착할 확률을 높일 것입니다.

회의 주최자 / 스폰서가 제 시간에 나타나지 않으면 회의가 취소 된 것으로 간주하고 다시 업무로 돌아갑니다. 5-7 분의 대기 기간이 적당합니다. 확률은 회의 주최자가 예기치 않은 어려움을 겪었으므로 그 / 그녀를 기다리는 데 시간을 낭비하지 않는 것이 좋습니다.

회의를 주제로 유지

좋은 연습은 회의 도중 모든 사람을 계속 추적하는 역할을 할당하는 것입니다. 너무 자주 토론은 표류하고 의견, 생각, 사실, 감정의 소용돌이로 변합니다. 대신 역할을 할당하고 토론이 의제와 특정 토론 항목에서 벗어난 경우이 개인이 중재 할 모든 사람에게 참석자들에게 알리십시오. 일부 기업의 경우이 역할은 "트래픽 대응", "주제 키퍼 (Topic Keeper)"로 참조됩니다. 레이블에 관계없이 역할은 회의의 효율성과 생산성을 강화하는 데 매우 유용합니다.

논의의 여지가 없지만 중요하다고 생각되는 추가 주제가 발생할 경우, 향후 논의와 토론을 위해 명확하게 포착하여 "주차장"에 배치해야합니다. 회의 주최자는 전반적인 회의 목적을 지원하는 경우 사소한 의견 교환을 할 수있는 권한을 보유합니다.

미팅 노트 / 분 유지 및 배포

회의 주최자가 아닌 다른 사람이 회의록을 보관해야합니다. 회의 기록은 다음을 포함합니다:

• 회의 시간, 날짜, 위치
• 목적 설명
• 의제 사본
• 참석자 목록 및 참석하지 않은 사람들 목록
• 결론, 실행 항목, 책임 및 완료 날짜에 대한 자세한 요약 목록. 많은 notetakers는 결론과 행동을 나열하는 지침으로 의제를 사용합니다.
• 진정으로 필요한 경우 후속 회의를 계획합니다.

이상적으로는 회의가 끝난 후 최대한 빨리 업무 일 기준 1 일 이내에 회의록을 배포하는 것이 이상적입니다. 회의록과 메모는 다른 이해 관계자 또는 회의를 놓친 사람들을위한 정보 출처뿐만 아니라 참가자들에게 중요한 알림 역할을합니다. 회의록은 사람들과 팀에게 그들의 후속 조치를 상기시키기 위해 활용할 수있는 훌륭한 도구입니다.

결론

회의가 긍정적 인 결과를 가져와 프로젝트 및 사람들을 발전시키는 데 도움이 될 가능성이 있으며 단지 의지하지 마십시오. 귀하의 회의 관리 기술을 근면하고 신중하게 강화하면 커다란 결과를 낳을 가능성이 높아집니다.

Art Petty에 의해 업데이트 됨