프로젝트 이해 관계자들을 귀찮게하는 방법

프로젝트 관리자로서, 프로젝트 팀과 주요 고객 및 공급 업체 인 이해 관계자가 프로젝트에서 필요한 것을 얻을 수 있는지 확인하는 것이 업무의 일부입니다. 이해 관계자가 핵심 챔피언이어야합니다. 프로젝트의 목표를 달성하고 모든 사람이 같은 방향으로 나아갈 수 있도록 도와줍니다.

그러나 그들을 괴롭히는 것은 쉽습니다. 그렇게되면 더 이상 프로젝트와 관련이없는 사람들로 변모 할 수 있습니다. 그것은 프로젝트 관리자에게 큰 위험입니다. 왜냐하면 당신이 성공하기 위해서는 그들의 도움과 지원이 필요하기 때문입니다. 입력이 없으면 프로젝트를 제공하지 못할 수도 있습니다. 프로젝트 이해 관계자를 괴롭 히고 대신해야 할 일이 있습니다.

통신 실패

의사 소통은 프로젝트 관리자로서하는 것의 약 80 %를 차지합니다. 팀, 공급 업체 또는 고객에게 무슨 일이 일어나는지 말하지 않으면 신속하게 짜증을냅니다. 더 나쁜 것은 그들이 무슨 일이 일어나고 있는지에 대한 설명으로 그 차이를 메꾸는 경향이 있는데 이는 정확하지 않을 수 있으며 프로젝트의 명성을 훼손시킬 수 있습니다.

대신 명확한 프로젝트 보고서를 작성하십시오. 개별적으로 또는 그룹으로 만나서 모든 단계에서 정보를 제공하십시오. 프로젝트 의사 소통 계획을 수립하고 이해 관계자 분석을 수행하여 누가 언제 무엇을 청취해야 하는지를 청취 할 수 있어야합니다.

그들의 의견을 묻지 않음

커뮤니케이션은 한 가지이지만 상태 업데이트와 프로젝트 추적에 대한 경향이 있습니다. 프로젝트에 참여시키기 위해서는 그 이상을해야합니다. 이것은 사람들이 특정 지역의 주제 전문가 일 때 귀찮아 질 수 있으며, 의견을 말할 자격이있는 대상에 대한 입력을 요구하지 않습니다. 프로젝트 관리자는 모든 것을 할 필요가 있고 모든 결정을 스스로 내릴 필요가 있다고 믿는 함정에 빠질 수 있지만 그 경우는 그렇지 않습니다.

대신, 프로젝트 이슈가 발생할 때이를 처리하는 방법에 대한 의견을 묻습니다. 그들의 견해를 고려하십시오. 그들이 제안한 것을 할 필요는 없지만, 듣는다면 관계를 구축하는 데 도움이됩니다. 프로젝트 미팅을 통해이 작업을 수행 할 수 있으며 제안이있을 때 청취 할 수 있습니다. 팀인 경우 팀원들이 자신의 의견을 제시 할 적절한 기회가 있는지 확인하십시오.

자격을 믿는 것은 당신에게 초능력을줍니다

PMP®가 되어도 세계 최고의 프로젝트 관리자가되는 것은 아닙니다 (작은 도움이 될지라도). PRINCE2® Practitioner 인증서 또는 APMP 또는 다른 프로젝트 관리 지정을 가지고 있다고해서 비난을 넘어서는 것은 아닙니다.

언제나 자격 요건에 대해 이야기하고 책이 어떻게 작동하는지 이해 관계자를 괴롭히는 확실한 방법입니다. 그들은 시험에서 당신의 위대한 점수 또는 프로젝트에 방법론을 적용하는 방법에 대해 듣고 싶지 않습니다. 사실, 그들이 원하는 것은 프로젝트가 잘 진행된다는 것입니다. 그들은 당신이 어떻게 거기에 도착하는지 대부분 신경 쓰지 않습니다.

자격이 있고 위험 관리를 수행하는 방법을 알고 있기 때문에 (예: 프로젝트 위험에 빠지지 않도록) 가정하지 마십시오. 그것은 우리에게 최고입니다. 따라서 겸손하고 열심히 일하는 것이 낫습니다. 실력을 발휘하여 자신의 능력을 동료들보다 높게 설정하지 않은 채로 사용하는 것이 좋습니다.

자격은 조용히 자신의 능력을 최대한 발휘하여 자신감을 얻지 만 프로젝트 관리자로 일하는 많은 사람들이 인증서를 보유하고 있음을 알 수 있습니다. 실제로 전문 산업 분야에서 일하는 많은 사람들이 인증서를 보유하고 있으며, 많은 회사에서 아키텍처, 회계 또는 프로젝트 관리와 같은 전문 분야의 자격 증명은 단순히 위생 요소입니다.

이해 관계자가 항상 감명을받으며 이야기하지 말 것을 기대하지 마십시오. 프로젝트를 잘 전달하고 교실에서 배운 지식을 적용하는 방법을 보여줌으로써 자신의 기술을 시연하십시오.

마감일 변경하기

모든 사람이 프로젝트 이정표에 서명하고 모두가 한 팀으로 조화롭게 일할 때 일어나는 일을 알고있을 때. 마감 시간을 변경하고 아무에게도 말하지 않으면 사람들이 짜증을 내기 시작합니다.

날짜를 변경하면 다른 사람들의 작업에 큰 영향을 미칩니다. 그들은 프로젝트에 대한 비판적인 작업을 위해 휴가 시간을 예약했을 수 있습니다. 그들은 특정 시간에 프로젝트에 누군가가 필요하기 때문에 다른 팀에 자원을 되돌릴 수 있습니다. 이 배경을 모두 이해하지 않고 날짜를 변경하면 프로젝트를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다.

프로젝트 스폰서는 동의 한 이정표를 칠 수 없는지 대신에 이해할 것입니다. 모든것은 변한다. 프로젝트 범위에 추가 된 새로운 항목 또는 가져온 항목이 있습니다. 그러나 마감일 변경에 동의하는 것은 귀하의 임무가 아닙니다. 프로젝트 팀과 협력하여 변화의 영향을 이해하십시오. 그런 다음 프로젝트 스폰서에게 날짜 변경의 근거를 설명하는 해결책을 제안하십시오.

모든 이해 관계자가 변화를인지하고 그것이 어떻게 업무에 영향을 미칠 수 있는지 확인하십시오. 그런 다음 모든 사람의 동의하에 프로젝트 문서를 변경하고 업데이트하십시오. 팀의 나머지 부분을 먼저 알리지 않고 날짜를 변경하면 안됩니다.

시간 낭비

회의는 효율적이고 잘 관리되며 모든 사람의 시간을 최대한 활용해야합니다. 하지만 항상 그런 것은 아닙니다. 많은 경우 이해 관계자들은 회의에서 시간을 낭비 했다며 불평합니다. 의제가 없었거나, 잘못된 사람들이 방에 있었기 때문에 그들이 만들 것으로 기대되는 결정이 내려지지 않았습니다.

또한 시간을 낭비 할 다른 기회가 있습니다. 회의 일 뿐만이 아닙니다. 필요하지 않을 때 이메일 사본에 넣어받은 편지함을 어수선하게 정리하지 마십시오. 대신 프로젝트의 이해 관계자는 할 일이 많기 때문에 시간을 현명하게 사용해야합니다. 회의에 의제가 있는지 확인하십시오. 그들을 계획하고, 적합한 사람들을 초대하고, 후속 조치를 취하도록하십시오.

관련 사용자에게만 이메일을 보냅니다. 다른 사람을 구해야 할 경우, 그들이 왜 중요하게 여기는 지 이해하고 있는지 확인하고, 가능한 한 '모두 답장'을 피하십시오. 다른 사람들이 바쁘고 프로젝트가 항상 최우선 순위가 아니라는 사실을 의식하십시오. (시간에 상관없이).