제안서 또는 RFP 요청 작성 방법

때로는 RFP 또는 RFQ ("견적 요청")라고하는 제안 요청은 회사가 제품을 구매하려고 할 때 발행하는 문서로, 회사의 사양을 대중에게 공개하기를 원합니다. 이는 대다수 기업이 입찰에 참여하고 RFP가보다 경쟁력있는 가격을 요구할 때 일반적으로 발생합니다. 그러나 RFP를 올바르게 준비하지 않으면 시간 낭비이거나 더 나쁜 입찰가가 생성 될 수 있습니다. 최상의 결과를 얻기 위해 RFP를 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

어려움: 평균

소요 시간: 며칠

12 단계

1. 너의 숙제를해라:RFP 작성을 시작하기 전에 필요한 것을 파악하고, 원하는 것을 파악하고, 가능한 것을 파악하십시오. 한 달에 25 번 이상 판매하지 않은 경우 한 시간에 1,500 개의 위젯을 생성 할 수있는 시스템에 대해 RFP를 발행하지 마십시오. 메신저가 자전거 에서처럼 빠른 속도로 교통 체증을 겪을 수있는 경우 고출력 자동차의 RFP를 발행 할 필요는 없습니다.
2. 귀하의 필요와 필요를 구별하십시오: 작업 사이트의 본사와 밴 사이에서 사진을 전송할 수있는 응용 프로그램을 구입하려면 초당 필요한 이미지 수, 필요한 이미지의 최대 크기 및 필요한 해상도를 지정할 수 있습니다. 이미지가 컬러로 표시되는 것이 좋을 수도 있지만 실제로 필요한지 여부를 결정하십시오. 특정 특정이 정말로 필요하다면 "할 것이다", "해야한다", "해야한다"와 같은 단어를 사용하십시오. 이것은 이것이 요구 사항임을 나타냅니다. 단순히 "원하는"사양은 "may", "can"및 "optional"과 같은 단어로 식별해야합니다.

1. 승자가 어떻게 보이는지 결정하십시오.: 귀하의 RFP에 대한 응답으로 얻게되는 제안은 다릅니다. 응답하는 각 회사는 서로 다른 강점과 약점을 가지고 있습니다. 일부는 최저 비용에 초점을 맞 춥니 다. 다른 사람들은 최고의 품질에 중점을 둘 것입니다. 다른 회사는 완전한 기능 세트를 제공 할 것입니다. 가장 저렴한 비용, 가장 빠른 배송 또는 두 가지 조합을 통해 찾고있는 것을 정하십시오.
2. 문서 정리: 당신이 사업을 위해 쓰는 것은 무엇보다 많은 생각을해야하며 조직되어야합니다. 개요는 시작하기 좋은 곳입니다. 최소한 소개, 요구 사항, 선택 기준, 타임 라인 및 프로세스에 대한 섹션이 필요합니다. 이 섹션들 중 많은 섹션에 하위 섹션이 있습니다.

1. 소개서 작성: RFP를 게시하는 이유에 대해 잠재적 인 입찰자에게 설명하고이를 통해 달성하고자하는 바를 설명합니다. 소개서에는 마감일을 포함하여 다른 섹션에서 추려 진 요점에 대한 요약도 포함될 수 있습니다. 이미지 전송 시스템에 RFP를 도입하면 다음과 같은 내용이 표시 될 수 있습니다. "XYZ Company는 본사에서 대도시 지역의 밴으로 이미지를 전송할 수있는 매우 안정적이고 사용하기 쉬운 시스템에 대한 제안을 요청합니다. 2007 년 3 월 5 일 월요일, 오전 8시, 태평양 표준시에 접수되어야합니다. "

1. 설명 요구 사항: 이 섹션은 가장 중요한 것 중 하나이며 일반적으로 대부분의 시간이 걸립니다. 전송할 이미지의 크기와 선명도 및 필요한 속도를 지정해야합니다. 구체적이어야하지만, 입찰자에게 필수적인 경우가 아니면 작업을 수행하는 방법을 입찰자에게 말하지 마십시오. 이 부분을 하위 섹션으로 나눌 수 있습니다. 예를 들어, (a) 이미지 크기와 품질 (b) 전송에는 원하는 속도와 원하는 옵션으로 색상을 나열 할 수있는 전송 옵션 (c) 원하는 옵션을 모두 포함 할 수 있습니다.

1. 선택 기준: 낙찰자를 선정하는 방법을 입찰자에게 알려주는 곳입니다. 당신은 당신이 원하는만큼 많이 또는 적게 누설 할 수 있습니다. "낙찰자가있는 경우 XYZ Company의 판단에 의해서만 선정 될 것"과 같은 문장을 포함시키는 것이 좋습니다. 각 카테고리에서 특정 범위의 포인트를 입찰하는 스프레드 시트를 만들 수 있습니다.그런 다음 팀에게 상위 3 위 점수에서 가장 좋은 입찰가를 선택하게하십시오.
2. 타임 라인:이 섹션에서는 기업이 얼마나 빨리 행동해야하는지와 프로세스가 얼마나 오래 걸릴 것으로 예상되는지를 알려줍니다. 마감일을 정할 때 합리적이어야합니다. 복잡한 시스템에 대한 제안을 요구하지 말고 입찰자에게 며칠 만 응답하십시오. RFP가 큰 경우, 원하는 구매가 복잡한 경우 또는 매우 자세한 응답이 필요한 경우 입찰 준비에 더 많은 시간을 할애하십시오. 또한 평가 프로세스가 성공하면 통보 될 때 평가 프로세스의 소요 시간과 약속 한 사항을 얼마나 빨리 이행해야 하는지를 입찰자에게 알릴 수 있습니다.

1. 방법: 이 섹션을 사용하여 RFP 발송에서 계약 수령 및 작업 시작 시점까지 프로세스가 어떻게 작동하는지 설명하십시오. 이 섹션에서는 '위의 8 단계에서 지정한 입찰가가 만기됩니다. 모든 입찰가가 모든 요구 사항을 충족하고 반응이 있는지 확인하기 위해 입찰가가 검토됩니다. 모든 반응 입찰가는 X 카테고리에서 채점됩니다 (카테고리 이름을 당신이 원한다), 상위 3 개 입찰은 제안 팀에 의해 낙찰자와 대체 팀을 선정하여 평가 될 것이며, 낙찰자와의 협상은 2 주 이내에 계약 상을 받게 될 것으로 기대된다 "고 말했다.

1. RFP 발송 방법 결정: 대부분의 RFP는 우편으로 발송되지만 우편 일 필요는 없습니다. 이메일로 RFP를 보내거나 회사 웹 사이트에 RFP를 게시 할 수 있습니다. 입찰자가 응답하는 RFP를 식별하는 데 사용해야하는 이름 (또는 입찰 번호)을 지정하십시오.
2. RFP를받는 사람을 결정하십시오. 구매하려는 공급자를 이미 확인했을 수 있습니다. 귀사는 허용되는 공급 업체 목록을 보유 할 수도 있습니다. 그렇지 않은 경우 전문 네트워크를 통해 가능한 공급 업체를 찾을 수 있습니다. 온라인으로 검색하거나 신뢰할 수있는 공급 업체에 다른 자료를 요청하여 권장 사항을 문의 할 수 있습니다. RFP를받는 사람 목록을 대기업이나 기존 공급 업체에만 국한시키지 마십시오. 당신은 더 나은 아이디어를 찾을 수 있으며, 종종 당신의 비즈니스에서 더 열심 인 작은 벤더로부터 더 좋은 가격을 책정 할 수 있습니다.

1. 우승자에게 알리십시오: 위의 모든 단계를 완료했으면 이제 도약을하고 성공한 RFP에게 프로젝트를 진행할 때임을 통보해야합니다.