직업적인 전자 우편을 쓰는 방법 - 당신이 명중하기 전에 당신을 요구하는 7 가지의 질문은 보낸다

수년 동안 사람들은 이메일의 죽음을 예언 해 왔습니다. 사실 우리는 문자 메시지 나 소셜 미디어와 같은 다른 형태의 의사 소통 방식을 사용하여 친구와 이야기하거나 동료들에게 빠른 메시지를 보내며, 특히 업무 관련 의사 소통을 위해 이메일을 사용합니다. 또한 직업을 신청할 때도 접촉의 주요 수단이됩니다. 전문적인 전자 메일을 작성하는 방법을 아는 것만큼이나 중요합니다.

이메일은 누군가와 접촉하는 초기 지점 일 수 있으며 그로 인해 인상을 줄 수있는 첫 번째 기회입니다. 메시지 작성에 많은주의를 기울이십시오. 전송하기 전에이 7 가지 질문에 답하십시오.

1. 내 메시지에 오류가 있습니까?

실수로 이메일을 확인하는 것은 보내기 전에 할 수있는 가장 중요한 일입니다. 잘못된 철자법과 나쁜 문법으로 인해 부주의하게 보일 수 있습니다. 그것은 특히 당신이 직업을 신청하는 경우에 당신이 만들고자하는 인상에 반하는 것입니다.

당신이 모든 철자법 및 문법상의 오류와 오타를 발견했다고 확신 할 때까지 교정하십시오. Grammarly.com에는 Chrome 브라우저의 확장 프로그램을 비롯하여 무료 도구가 포함되어 있습니다.

2. 내 이메일 주소가 나에 대해 뭐라고 말합니까?

귀하의 직장 이메일 주소 - 그런데 구직 활동에 절대 사용해서는 안되며, 아마도 매우 간단합니다. 대부분 네 이름의 변형 일 가능성이 높다. 개인 이메일에 사용할 비즈니스와 유사한 주소를 선택했을 수도 있습니다. 외설적이거나 유치하거나 귀여운 주소는 친구 나 가족에게만 메시지를 보내는 데 사용하는 것이지만 전문 이메일을 작성해야하는 경우 전문성을 전달하는 새 계정에 가입하십시오.

귀하의 실제 이름을 사용하는 이메일 주소를 설정하십시오. 성과 이름을 시도하십시오. 당신의 이름, 중간 이름 및 성; 또는 그 중 일부 조합. [email protected]에서 전문가 이메일을 보내지 마십시오.

3. "받는 사람"필드의 이름과 전자 메일 주소가 맞습니까?

"받는 사람"필드에받는 사람의 이름을 입력하기 시작하면 대부분의 전자 메일 클라이언트는 나머지 이름을 연락처의 사람으로 채 웁니다. 당신은 쉽게 그 분야에서 잘못된 이름으로 끝날 수 있으므로 이것을주의하십시오.

우연히 잘못된 수신자에게 이메일을 보내면 어떤 문제가 발생할 지 상상해보십시오. 당신이 아직 고용되어있는 동안 직업을 찾고 있다고 가정 해 봅시다. 장래 고용주의 고용 관리자는 현재 상사의 이름과 같은 편지로 시작하는 이름을 가질 수 있습니다. 상사에게 고용 관리자에게 보내는 메시지를 보낸다면 얼마나 당황 스럽습니까? 메시지가 의도 한 목적지에 도달했는지 확인하고 싶을뿐만 아니라 의도하지 않은 메시지에 도달하지 않을 수도 있습니다.

4. 수신자에게 적절한 제목을 사용 했습니까?

이메일로 보내는 사람과 이미 이름을 공유하고 있다면 메시지에서 그런 식으로 대처할 수 있습니다. 그러나 이것이 처음으로 누군가와 의사 소통하는 것이거나 그들이 어떻게 선호되는 지 잘 모르는 경우에는 Mr., Ms., Mrs. 또는 Dr.과 같은 공식적인 제목을 사용하는 것이 바람직하며 수령인의 마지막 이름.

항상주의가 필요합니다. 그것은 공식적으로 상처받을 수 없습니다. 기존에 관계를 맺고있는 사람이 어떻게 대처하는지에 대한 힌트를 얻으려면 이전 메시지를 다시 살펴보고 서명 방법을 확인하십시오. 그렇게하면 무엇을해야할지 결정하는 데 도움이됩니다.

5. 내 말투가 내 메시지를 잘 전달합니까?

속담처럼, "그것은 당신이 말하는 것이 아니라 어떻게 말하는가" 당신이 누군가와 얼굴을 맞대고 이야기 할 때, 당신은 억양, 몸짓 언어 및 표정에 의지하여 당신의 말에 추가적인 의미를 부여 할 수 있습니다.

동일한 메시지를 서면으로 전달하려고하면 독자가 당신의 얼굴을 보거나 신체 언어를 읽거나 목소리를들을 수 없기 때문에 오해의 여지가 더 많습니다. 당신의 메시지가 정중하고 친절하게 들리며 의도 한 의미가 명확한 지 확인하십시오.

6. 나의 메시지는 단순하지만 비밀스럽지 않은가?

메시지를 간결하고 간결하게 유지하면 이해하기 쉽습니다. 동시에 중요한 것을 생략해서는 안됩니다. 당신은 당신의 이메일의 수신자가 당신이 말하는 것을 추측하도록 강요하고 싶지 않습니다. 귀하의 메시지는 가능한 한 정확해야하지만 필요한 모든 정보를 포함해야합니다.

7. 원치 않는 첨부 파일을 포함 시켰습니까?

많은 사람들이 원치 않는 이메일 첨부 파일을 열지 않습니다. 그들은 그것을 피하는 것이 옳습니다. 컴퓨터 바이러스는 종종 첨부 파일로 전송됩니다. 예를 들어 이력서와 같이 다른 사람에게 파일을 보내려면 수신자에게 먼저 허락을 요청하십시오. 그가 괜찮다고 말하는 경우에만 보내십시오.