관리자가 부재자를 관리하는 방법

CCH Unscheduled Absence Survey에 따르면, 고용주는 근로자를 계속 직장에 파견하는 것과 관련하여 근거를 잃고 있습니다. 예정되지 않은 결근 비율은 1999 년 이래 최고 수준까지 올랐습니다. 가장 우려되는 점은 근무를하지 않는 직원 3 명 중 거의 2 명이 육체적으로 아프지 않다는 것입니다.

대부분의 회사에서 결근 관리에 대한 책임은 주로 직속 감독자에게 있습니다. 이러한 감독자는 특정 직원이 부재 한 사실을 알고있는 유일한 사람들입니다.

이들은 개인의 부재를 둘러싼 상황을 이해하고 초기 단계에서 문제를 발견하는 가장 좋은 위치에 있습니다. 따라서 회사의 부재 절차에 대한 적극적인 참여는 부재 정책이나 프로그램의 전반적인 효과와 미래의 성공에 중추적 인 역할을합니다.

수퍼바이저가 결근을 관리하는 데있어 편안하고 유능한 지 확인하려면 고위 경영진의 전폭적 인 지원이 필요합니다. 모든 당사자는 결석 정책 및 절차의 목표를 인식하고 있어야합니다. 부서간에 불일치가 있어야합니다. 정책은 그 효력을 잃을 수있다.

보다 일관성을 유지하기 위해 감독자는 결근 관리에 대한 책임을 교육하고, 효과적인 직장 복귀 회견을하는 방법을 조언하고, 필요한 경우 징계 절차를 교육해야합니다.

관리자의 책임

직원의 부재 중에 업무가 적절히 보장되도록하는 것 외에도, 감독자가 결근을 관리하기 위해 취해야 할 몇 가지 중요한 행동이 많이 있습니다. 그들은해야:

• 모든 직원이 조직의 정책과 절차를 완전히 인식하고 있는지 확인하고,
• 직원이 전화기에 아플 때 처음 접촉하는 지점
• 직원의 날짜, 질병의 성격 / 부재 이유, 출근 예정일, 필요한 경우 의사의 진료 기록)를 적절하고 자세하게, 정확하고 최신 상태로 유지합니다.
• 우려를 유발하는 결석 패턴이나 동향을 파악하고,
• 복귀 근무 간담회 실시
• 필요한 경우 징계 절차를 실시하십시오.

직장 복귀를위한 인터뷰

결근을 잘 관리하는 방법에 대한 감독자 교육은 효과적이고 공정한 복귀 - 복귀 인터뷰를 수행하는 방법에 대한 지침을 포함해야합니다. 최근의 전국 설문 조사에 따르면 이러한 인터뷰는 단기 결석 관리를위한 가장 효과적인 도구 중 하나로 간주됩니다.

직장 복귀 토론을 통해 감독자는 직원의 근무를 다시 환영 할 수있을뿐 아니라 직장에서의 결근 방지 및 관리에 대한 경영진의 강력한 의지를 입증 할 수 있습니다. 인터뷰를 통해 직원은 직장 복귀가 가능하다는 확인이 가능합니다.

결석과 그 결론이 적절하게 기록 될 수 있도록 필요한 서류 작업을 완료 할 수 있습니다. 직원과 함께 결석에 대해 조사하고 토론 할 수있는 확립 된 절차가 있다는 사실은 부적절한 이유로 비회원에 대한 억지력으로 작용할 수 있습니다.

인터뷰는 가능한 한 신속하게 부재자의 복귀 후 (즉, 귀국 후 1 일 이내에) 수행되어야합니다. 직원은 자신의 부재에 대한 이유를 설명 할 수있는 충분한 기회를 제공 받아야합니다. 관리자는 인터뷰를 통해 직원이 부재 중으로 이끄는 모든 문제를 조사해야합니다.

목표는 개방적이고지지적인 문화를 육성하는 것입니다. 필요한 경우 도움과 조언을 제공하고 직원이 직장에 복귀하기에 적합한 지 확인하기위한 절차가 마련되어 있습니다.

종업원은 일반적으로 형식화 된 구조 내에서 결석에 대한 진정한 이유를 설명 할 기회를 갖게됩니다. 감독자가 결석 사유에 대한 진위성을 의심한다면,이 기회를 이용하여 의심이나 염려를 표현해야합니다.

직원은 항상 인터뷰가 회사 절차의 일부가 아니라 중요한 결석이 기록되어 있고 향후 고용에 영향을 미칠 수 있다는 사실을 알고 있어야합니다. 용납 될 수없는 결석 상황에서 회사의 징계 절차를 직원에게 설명해야합니다.

회의 중 어느 시점에서도 면담은 처벌의 한 형태가되어야하지만, 부서 내 결석의 영향을 강조하고 설명하는 기회로 여겨 져야합니다. 대다수의 직원은 업무에서 자부심과 성취감을 얻고 관리는 책임감있는 성인으로 취급해야합니다.

미성년자가 계속되는 경우 권장 된 징계 절차

다음 지침은 단기간 결근이 특정 기간 동안 허용 수준 이상으로 간주되는 경우 취할 수있는 권장 단계를 설명합니다.

1 단계: 상담 인터뷰

• 직속 상사는 결석에 대한 우려를 직원에게 알리고, 병의 원인을 밝히고 출석을 개선하기 위해해야 ​​할 일을 결정해야합니다.
• 이 단계에서 어떤 건강 상태가 확인되고 직무 적합성에 영향을 미칠 가능성이있는 경우, 감독자는 회사가 승인 한 의사와 약속을 정해야합니다. 이는 근무일 기준 5 일 이내에 서면으로 직원과 확인해야합니다.
• 토론에서 문제가 근본적인 부적응으로 인한 것으로 보이지 않으면 감독자는 기록 된 질병이 진짜 일 수 있지만 직원의 지속적인 개선이 필요하거나 절차의 다음 단계에 직원에게 조언해야합니다 빼앗길 것이다.
• 출석에 대한 검토는 앞으로 6 개월 동안 매달 자동으로 이루어집니다.

2 단계: 첫 번째 정식 검토 (언어 경고 단계)

• 분석 및 정기적 인 모니터링을 통해 직원의 결근이 계속 악화되는 경우 감독자와의 공식 검토 회의에 참석하도록 초대해야합니다.
• 부재 기록은이 면접을 위해 직원을 초청하는 서한에 상세히 기재해야합니다. 직원은 적절한 경우 노동 조합 대표 나 동료가 대표 할 권리가 있음을 알려야합니다.
• 이 회의의 목적은 다음과 같습니다:

  - 결석에 대한 근본적인 이유를 논의하기 위해 계속해서, - 종업원에게 서비스 부재 및 비용 결핍의 영향을 미침

  - 실질적이고 지속적인 개선이 없다면 허용되는 출석 수준을 유지할 수 없기 때문에 고용이 종결 될 수 있음을 (의료 조언을 구하는 결정을 제외하고) 직원에게 경고합니다. 이것은 구두 경고를 구성합니다.

• 의료 조치가 필요한 경우 즉시 조치를 취해야합니다. 회의는이 과정의 일부가 완료 될 수 있도록 만 연기된다. 근무일 기준 5 일 이내에 직원은 의학적 조언을 받아야합니다. 회의는 인사과로 재 소집되며 의사의 의견이 논의됩니다.
• 의사가 업무 적합성을 확인한 경우 직원은 계속되는 부재의 결과에 대해 경고해야합니다.

3 단계: 2 차 공식 검토 (서면 경고 단계)

• 정규 모니터링은 결석 패턴이 개선되지 않았 음을 나타내며, 두 번째 공식 회의는 HR과 함께 진행됩니다.
• 직원을 회의에 초청하는 서신에는 부재 기록과 대표에 대한 조언이 포함됩니다.
• 회의에서 건강 상 또는 질병의 본질이 바뀌 었다는 새로운 정보는 회사에서 승인 한 의사가 평가해야 할 수도 있습니다.
• 직원은 자신의 부재 기록을 설명 할 수있는 기회를 제공 받아야합니다. 적절한 경우 감독자는 직원에게 공식 서면 경고가 발행되고이 경고가 지정된 기간 동안 직원 파일에 남아 있음을 알려야합니다. 경고 사본을 직원과 그의 대리인에게 발행해야합니다.
• 직원은 회사의 출석 기대치를 준수하지 못하고 현재 받아 들일 수없는 결석 기록을 개선하지 못하면 직원의 고용이 종결 될 것이라고 알려야합니다.
• 업무 적합성이 의심스러운 경우 의사가받은 지침에 따라 재배치 옵션을 진행하십시오. 재배포 프로세스 및 옵션에 대해서는 해당 직원의 노동 조합 대표 (해당되는 경우)에게 문의하십시오.

4 단계: 직장에서 임시 정학

• 징계 절차의 이전 단계를 이행 한 후에 출석이 개선되지 않으면 경영진은 임금없이 일시 정지 될 수 있습니다. 정직 의사는 서면으로 시작일과 종료일에 대한 세부 사항을 확인해야합니다. 정지 통지서 사본은 직원의 대리인에게 보내야합니다 (해당되는 경우).

5 단계: 고용 종료

• 이것은 징계 절차의 최종 단계로서 회사 직원의 출근 요구 사항을 준수하지 못하여 해고 될 수 없습니다. 해고는 상급 관리자와 HR의 서면 승인을받은 경우에만 발생할 수 있습니다.
• 직원을 부르는 편지에는 재판에 대한 조언이 다시 포함될 것이며 부재 기록을 요약 할 것입니다. 근로자는 인터뷰 결과 근로 의무를 수행 할 수 없다는 이유로 해고 될 수 있음을 통보 받아야합니다.
• 직원의 건강이나 근무 능력에 관한 새로운 정보가있을 경우 회사 의사와상의해야 할 수도 있습니다.
• 능력에 근거하여 해고 결정을 내리면 해고 서신 사본을 직원 대표에게 보내야합니다 (적절한 경우).
• 직원은 해고에 항소 할 권리가 있습니다. 항의는 회사의 징계 절차에 따라야합니다.

미성년자 관리에있는 도전

감독자는 수락 가능한 수준의 결석을 초과 한 사람들에 대해 종종 불편하거나보고하지 않으려 함을 유의하십시오. 수퍼바이저에 대한 많은 압력 때문에 이미 결근 정책의 일관된 이행이 항상 최우선 순위 인 것은 아닙니다.

결근을 관리하는 데 주관성을두고 모든 직원이 똑같이 대우 받도록하는 것이 중요합니다. 일관성 있고, 영구하며, 모든 사람에게 공평하게 대처하는 것이 필수적입니다. 결석이 일관성없는 방식으로 해결되거나 해결되지 않으면 사기가 저하 될 수 있습니다.

대다수의 직원은 징벌보다는 촉진 정책과 프로그램을 높이 평가할 것입니다. 직원의 근무를 강요하는 엄격한 또는 징벌 적 조치는 직원이 "근무 중 부재"상태가 될 수 있습니다.

그들은 가능한 한 적게하고 더 많은 일을하도록 노력합니다. 유연한 작업 스케줄링, 직업 공유, 출석 보너스 및 웰니스 프로그램과 같은 직원들이 직장에서 출근하는 데 도움이되는 다른 프로그램을 구현해야합니다.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges는 Leading Higher의 리더십 컨설턴트이며 압도적 인 지도자들이 직장에서 승리하고 인생에서 성공하도록 돕습니다.