결과를 창출하는 효과적인 회의를 운영하는 방법

사람들은 비즈니스 미팅에 많은 시간을 할애하여 회의 시간을 지속 가능한 결과로 전환하는 것이 성공적인 조직에서 우선 순위를 차지하게합니다. 비즈니스 미팅을 성공적으로 수행하는 작업은 미팅 전, 미팅 중, 미팅 후 미팅 리더가 관리해야합니다.

이 12 개의 비즈니스 미팅 관리 팁을 활용하면 미팅과 팀이 더 잘 작동하고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

비즈니스 미팅 전의 조치

비즈니스 미팅 전의 조치는 미팅 결과를 달성하기위한 토대를 마련합니다. 필요한 모든 후속 조치를 취할 수 있지만 사전 작업 없이는 성공하지 못할 수 있습니다.

비즈니스 미팅 계획

결과를 창출하는 효과적인 비즈니스 미팅은 현명한 계획부터 시작됩니다. 먼저 다른 직원이 회의를 계획하는 데 도움이되는지 확인하십시오 (즉, 몇 개의 부서에서 사람들을 끌어 들이기). 그런 다음 회의를 열고 달성 할 수있는 바를 결정하고 회의의 목표를 수립하십시오.

비즈니스 미팅을 위해 설정 한 목표는 효과적인 미팅 플랜을위한 프레임 워크를 확립합니다. 스티븐 코비 (Stephen Covey)는 "일곱 가지 매우 효과적인 사람들의 습관"에서 "끝까지 염두에 두라."라고 말했습니다. 회의 목적에 따라 회의 초점, 회의 의제 및 회의에 참석해야하는 참가자가 결정됩니다.

회의가 필요하다는 것을 확인하십시오.

그것은 뒤에서 들릴지도 모르지만 일단 비즈니스 미팅 계획을 개발하면 미팅이 자신이 수립 한 목표를 달성하는 데 적합한 수단인지 확인하십시오. 청구서 수신 비용을 고려할 때 회의 개최는 값 비싼 벤처입니다. 회의가 문제를 해결하고, 프로세스를 개선하고, 팀 또는 부서를위한 장기 또는 단기 전략을 수립 할 수있는 최상의 기회라고 판단하기 위해 최선을 다하십시오.

회의에 적절한 참여 보장

비즈니스 미팅이 목표를 달성하는 데 적합한 방법이라면, 회의가 성공하기 위해 참석해야하는 참가자들과 확인하십시오. 이것은 생각할 필요가없는 것처럼 들릴지 모르지만, 가장 현명한 리더를 위로 올려 놓습니다. 핵심 참석자는 회의에 참석할 수 있어야합니다.

때로는 사람들은 부재시 대표단을 보냅니다. 대표자가 중요한 의사 결정자 자리에 참석하는 경우 지정된 직원이 서명을 할 수있는 최종 결정을 내릴 권한이 있는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 미팅을 연기하십시오.

회의 이전에 사전 작업 배포 및 검토

얼마나 많은 회의에 참석 했습니까? 회의 진행자가 연설을 시작하거나 토론을 위해 PowerPoint 프리젠 테이션을 시작하면서 시작 했습니까? 그것은 황동 전술로 내려 가기 때문에 실망 스럽습니다. 회의는 귀하의 비즈니스에 대해 읽기 생산성이 거의없는 그룹이됩니다.

회의를 앞두고 필요한 사전 작업을 제공함으로써 비즈니스 회의를 가장 생산적으로 만들고 결과를 보장 할 수 있습니다. 사전 작업, 차트, 그래프 및 독서 자료 제공 회의가 시작되기 48 시간 전에는 모든 사람이 바로 뛰어 들어갈 준비가되어 있습니다.

회의 목표를 달성하는 데 도움이되는 설명서에는 다음 내용이 포함될 수 있습니다.

• 보고서 및 데이터
• 경쟁 정보에 대한 차트 및 링크
• 월 매출
• 생산 계획
• 주요 논의 사항을 보여주는 Microsoft PowerPoint 슬라이드
• 이전 회의 또는 관련 회의 및 프로젝트의 회의록, 메모 및 후속 조치

비즈니스 미팅 중 수행 할 작업

비즈니스 미팅을 진행하는 동안 시간을 ​​효율적으로 사용하면 주제에 대한 열정을 불러 일으키고 참여자로부터 약속을 생성하게됩니다. 사람들은 일상적인 문제보다 더 큰 무언가의 일부를 느낄 것입니다. 따라서, 후속 조치를위한 단계를 설정하는 잘 촉진되고 활동적인 회의는 회의 결과를 산출 할 것입니다.

효과적인 비즈니스 회의 촉진

회의 리더는 회의 참가자 간의 상호 작용에 긍정적이고 생산적인 분위기를 조성합니다. 효과적인 회의 촉진은 회의의 목표 또는 예상되는 결과 및 의제에 대한 검토로 시작됩니다. facilitator는 그룹 구성원이 집중하고 생산적으로 유지할 수 있도록 도와줍니다.

회의 설계 및 의제는 회의의 기본 틀을 설정합니다. 참가자를 계속 추적하는 효과적인 촉진자는 회의의 결과로서 기대되는 결과를 성취 할 수 있습니다.

실행 가능한 행동에 각 참가자 참여

모든 작업 그룹에는 회의에 나타나는 성격이 다릅니다. 당신은 조용한 동역자 일뿐만 아니라 모든 토론의 장을 지배하려는 사람들도 있습니다. 회의를 주선하거나 참석 여부에 관계없이 회의 참석자는 회의의 목표 달성 과정에 참여해야합니다.

이를 통해 각 참가자는 회의 주제에 투자되고 후속 조치가 취해집니다. 전체 부하를 운반하려고하는 회원 한 명이나 자신은 없습니다.

효과적인 비즈니스 미팅 후속 계획 작성

비즈니스 미팅 중 작업 항목을 포함한 후속 계획을 세웁니다. 효과적인 계획은 다음을 포함합니다:

• 특정 작업 항목
• 행동 항목을 달성하기 위해 소유권을 가진 사람의 이름
• 작업 항목의 만료 날짜
• 행동 항목의 완성을 구성하는 것에 대한 합의

결과를 산출하는 데 필요한 항목을 성취하려고 시도 할 때 팀 구성원이 경험할 수있는 실제 시나리오와 성공 장벽을 토론합니다. 후속 회의가 필요한 경우 참석자가 떠나기 전에 모든 사람의 일정에 맞춰야 할 시간을 설정하십시오.

비즈니스 미팅 후 수행 할 작업

회의 전과 회의 동안의 행동과 계획은 기대하고 긍정적이며 건설적인 결과를 달성하는 데 큰 역할을합니다. 회의 이후의 행동은 매우 중요합니다. 다음 예정된 회의에서의 후속 조치는 결코 결과를 보장하기위한 투자로 충분하지 않습니다.

회의록 게시

분과 행동 계획을 24 시간 내에 게시하십시오. 사람들은 행동 항목을 바로 시작하면 결과에 가장 효과적으로 기여할 것입니다. 그들은 여전히 ​​회의의 신선한 기억, 다양한 토론의 요점 및 각 회의 항목에 대한 이론적 근거를 가지고 있습니다.

또한 대부분의 사람들은 자신의 약속을 지키기 전에 분이 도착할 때까지 기다리기 때문에 분 배포 지연은 결과에 영향을 미칩니다.

효과적인 비즈니스 미팅 후속 조치

마감 시간 및 후속 조치를 존중하고 관찰하면 회의 결과를 얻을 수 있습니다. 회의가 끝난 후, 행동 항목을 가진 각 사람은 각 약속을 성취하기위한 행동 계획을 작성해야합니다.

직원이 계획을 작성하거나 다른 직원에게 작업을 위임하거나 즉시 작업을 완료하는지 여부에 관계없이 해당 담당자가 후속 작업을 담당합니다.

또한 회의 중간에 각자의 작업을 수행하여 회의 결과를 향상시킬 수 있습니다. 목표는 진행 상황을 확인하고 작업이 진행 중인지 확인하는 것입니다.

다음 회의에서 후속 조치에 대한 책임

왜 각자가 약속을 이행 할 수 없었는지에 대해 그룹에 알리는 각 참가자들로 구성된 후속 회의에 앉아 있었습니까? 결과에 대한 책임 성의 규범이나 관습을 수립하는 것은 회의주기 초반에 시작됩니다.

회의 중간에 진행자의 후속 조치가 도움이되지만 그룹은 약속을 받아 들일 수없는 상태로 유지하지 못하게해야합니다. 참가자들에게 다음 회의에서 진행 상황과 결과를보고하게하여 모든 참가자가 자신의 책임있는 목표를 성취 할 것으로 기대하십시오. 작업이 지연된 경우 다음 회의에서 진행할 합법적 인로드 블록이 있는지 확인하고 진행 방법을 결정합니다.

지속적인 개선을위한 비즈니스 회의 프로세스에 대한보고

각 비즈니스 미팅을보고하는 관행은 지속적인 개선을위한 강력한 도구입니다. 참가자는 현재 비즈니스 미팅 프로세스에 대해 효과적 이었거나 효과가없는 것을 차례로 논의합니다. 또한 그룹이 주제에 관해 진행하고 있다고 느끼는 진전에 대해서도 논의합니다.