직장 내 이메일 에티켓 규칙

이전처럼 이메일을 사용하여 사회적으로 의사 소통을 할 수는 없지만 전문적인 의사 소통을 위해 이메일을 계속 사용할 수 있습니다. 동료, 상사, 고객 및 잠재 고객과 이러한 방식으로 상호 작용하는 경우 올바른 이메일 에티켓을 위해이 6 가지 규칙을 준수해야합니다.

1. 기분을 상하게하십시오.

우리가 다음 작업으로 넘어 가기 위해 가능한 한 빨리 일을 처리하기 위해 서둘러서는 세계 에서조차도, 당신의 이메일에서 좋은 매너를 사용할 시간을 가지십시오. "제발"하고 "고마워"라고하는 것을 게을리하지 마십시오.

당신이 잘 모르는 사람이나 전혀 관계가없는 사람을 다룰 때, 그들이 당신에게 달리 요구하지 않는 한, 그들의 직함과 성으로 주소를 지정하십시오. 예를 들어, "Dear Mr. White"또는 "Dear Ms. Gray"라고 말하십시오. 전자 메일에 회신하고 원본 메시지의 보낸 사람이 자신의 이름으로 만 서명 한 경우 같은 방법으로 해당 메시지를 처리 ​​할 수 ​​있다고 안전하게 가정 할 수 있습니다.

2. 당신의 음색 조심해.

Tone은 작가로서 이메일 메시지에서 당신의 태도를 표현할 수있는 방법입니다. 그것은 그것이받는 방식에 영향을 미친다. 일반적으로 상대방을 존중하고, 친절하며, 접근하기 쉬운 것으로 삼기를 원합니다. 커트를 요구하거나 요구하고 싶지 않다. 보내기를 누르기 전에 메시지를 여러 번 다시 읽으십시오.

전에 의사 소통을했던 사람에게 글을 쓸 때 "나는 네가 잘되기를 바란다." 이모티콘으로 음색을보다 쉽게 ​​전달할 수 있지만, 매우 비공식적 인 관계에있는 사람에게 편지를 쓰지 않는 한 전문적인 이메일로 사용하지 마십시오. 장래 고용주에게 편지를 쓸 때 사용하지 마십시오.

전자 메일이나 대문자로 된 전자 메일을 작성하는 것은 항상 빈약 한 전자 메일 에티켓으로 간주됩니다. 당신이 외치는 것처럼 보이게 할 것입니다.

3. 간결하다.

바쁜 사람들은 개별 전자 메일을 읽는 데 1 분 이상을 쓸 시간이나 경향이 없습니다. 수신자가 귀하의 메시지를 빨리 읽고 여전히 이해할 수 있도록하려면 간단하게해야합니다.

그러나 관련 세부 사항을 빠뜨리지 마십시오. 당신의 메시지가 분명히 당신의 이유를 처음부터 분명히 밝히고 있는지 확인하십시오. 당신이 생략 한 세부 사항을 설명하려고 할 때 앞뒤로 끝나면 아무도 시간을 절약 할 수 없습니다.

4. 문자 메시지 약어 사용을 피하십시오.

시간을 절약하기 원하지만 전문 전자 메일에 문자 메시지 약어를 사용해서는 안됩니다. 많은 사람들이 텍스트를 많이 읽는다면 친구들에게 이야기하기 위해 일종의 속기를 사용하는 것에 익숙해 질 수 있습니다.

예를 들어, "you", "your"및 "please"대신 "u," "ur"및 "plz"를 사용할 수 있습니다. 이 약어는 수령인이 귀하와 우연한 관계를 맺고있는 사람이 아니면 사업상의 서신에 해당되지 않습니다.

5. 전문 이메일 주소 사용

현재 직장과 관련된 메시지는 항상 고용주가 지정한 이메일 주소를 사용하십시오. 그러나 새 메시지를 찾는 경우와 같이 업무와 관련이없는 메시지를 보내려면 절대로 사용해서는 안됩니다. 대신 개인 이메일 계정을 사용하십시오.

개인 계정이없는 경우 (예: 인터넷 서비스 제공 업체가 서비스에 가입 할 때 제공 한 계정)에는 무료 전자 메일 계정을 확보하십시오. Gmail 또는 다른 서비스를 사용하여 전문적으로 들리는 주소를 설정하십시오. 어리석은 또는 암시적인 것을 사용하지 마십시오. 귀하의 첫 성함과 성 또는 이름이 적절한 선택입니다.

6. 철자법과 문법 조사를 잊지 마라.

신중하게 이메일을 교정해야합니다. 얼마나 중요한지간에이 중요한 단계를 결코 무시하지 마십시오. 세 심하게 배려하고 싶은 것은 정확한 철자법과 적절한 문법입니다. 일반적인 단어의 철자를 정확하게 기입하는 것 외에도 수령인의 이름과 회사 이름을 포함하여 사람들의 이름을 올바르게 입력하고 싶을 수도 있습니다.

맞춤법 검사기에 너무 많이 의존하는 것에주의하십시오. 잘못 사용될 경우 단어의 철자가 잘못 표시 될 수 있습니다. 예를 들어, 맞춤법 검사기는이 문맥에서 "2"여야한다고해도 "나는 당신에게 질문해야합니다"라는 문장에서 "to"라는 단어를 표시하지 않습니다. Merriam-Webster와 같은 무료 온라인 사전을 사용하면 확신 할 수없는 철자를 다시 확인하십시오.