어떻게 성공적으로 프로젝트를 관리합니까?

축하해! 방금 중요한 새 프로젝트를 담당하게되었습니다. 분명히 사장님이 자신의 기술에 대한 자신감의 표명으로이 기회를 제공하고 있습니다. 그리고 흥분되는 동안, 이것이 전체 프로젝트를 담당 한 것은 처음이며 약간 무서운 것입니다.

마음 속에는 많은 질문이 있습니다.

• 시작하려면 어떻게해야합니까?
• 프로젝트를 시작에서 종료로 옮기는 데 필요한 단계는 무엇입니까?
• 고성능 프로젝트 팀을 구축하려면 어떻게해야합니까?
• 이 과정에서 누구에게 도움을 요청합니까? 중역 후원사가 있습니까?

이 팁은 조직에 고유 한 활동을 위해 프로젝트,위원회 또는 팀 이니셔티브를 주도하는 사람을 돕는 데 중점을 둡니다. 휴일 파티를 주최하든 신제품 개발 이니셔티브를하든 관계없이 프로젝트 관리 도구와 프로세스는 성공 확률을 훨씬 높입니다.

프로젝트 프로세스의 5 단계:

1. 개시: 프로젝트를 시작합니다.
2. 계획: 프로젝트의 모든 작업 계획.
3. 실행: 실제로 작업을 수행합니다.
4. 관리 및 제어: 진행 과정을 모니터링하기 위해 프로젝트를 수행하는 모든 작업.
5. 폐쇄: 프로젝트를 완료하고 전달하고 팀을 비우는 것.

이 단계는 모든 프로젝트에서 동일합니다.

프로젝트의 기본 단계 13 초급:

1. 범위 정의:모든 프로젝트에서 가장 중요한 첫 번째 단계는 프로젝트의 범위를 정의하는 것입니다. 당신이 성취해야 할 대상은 무엇입니까? 프로젝트 목표는 무엇입니까? 마찬가지로 중요한 것은 프로젝트 범위에 포함되지 않은 것을 정의하는 것입니다. 당신이 상사로부터 충분한 정의를 얻지 못한다면, 당신 자신의 범위를 명확히하고 확인을 위해 위층에 다시 보내십시오. 이 예는 약간 비즈니스 주제에서 벗어나지 만 우리는 모두 결혼식 피로연과 관련이 있습니다. 결혼 피로연을 계획 할 때, 저녁 식사, 오픈 바, 결혼 케이크 및 $ 20,000를 초과하지 않는 비용으로 특정 날짜까지 춤을 추는 라이브 밴드를 완비 한 100 명의 손님을위한 결혼 피로연을 준비 할 수 있습니다.

1. 사용 가능한 리소스 결정:프로젝트 목표를 달성하기 위해 어떤 사람, 장비 및 돈을 사용할 수 있습니까? 프로젝트 관리자는 일반적으로 이러한 리소스를 직접 제어하지 않지만 매트릭스 관리를 통해 리소스를 관리해야합니다.
2. 타임 라인 이해:프로젝트는 언제 완료되어야합니까? 프로젝트 계획을 수립 할 때 프로젝트 동안 시간을 ​​사용하는 방법에 약간의 융통성이있을 수 있지만 결혼 피로연의 경우처럼 마감 기한은 일반적으로 고정됩니다. 일정을 지키기 위해 초과 근무 시간을 사용하기로 결정한 경우, 예산 한계와 비교하여이를 계량해야합니다.

1. 프로젝트 팀 구성:팀 구성원을한데 모으고 대화를 시작하십시오. 그들은 기술 전문가입니다. 그것이 기능 감독자가 프로젝트에 할당 한 이유입니다. 당신의 임무는 팀을 관리하는 것입니다.
2. 세부 작업, 1 부:프로젝트를 완료하기 위해 만들어야 할 주요 부분이나 구성 요소는 무엇입니까? 예를 들어, 결혼 피로연은 높은 수준에서 요구됩니다: 리셉션 홀, 음식, 음료, 케이크, 손님, 그리고 엔터테인먼트. 물론 큰 항목은 여러 항목으로 나눌 수 있습니다. 그것은 다음 단계입니다.

1. 세부 작업, 2 부: 위의 결혼식 피로연 예에서 팀 또는 다른 구성 요소를 담당하는 사람이있을 가능성이 큽니다. 팀원들과 협력하여 각 주요 항목을 달성하는 데 필요한 세부 사항을 자세히 설명하십시오. 식품 담당 책임자는 옵션을 이해하고 비용 한계를 이해하고 범위를 달성 할 수 있도록 선택해야합니다.. 더 큰 각 단계에서 더 작은 단계를 나열하십시오. 얼마나 많은 단계를 거쳐 더 세부적인 단계를 거쳐야하는지는 프로젝트의 규모와 복잡성에 달려 있습니다.

1. 예비 계획 수립:모든 단계를 계획에 모으십시오. 이를 수행하는 좋은 방법은 우선 순위 테이블을 사용하여 어떤 항목이 다른 항목보다 먼저 나와야하는지 식별하는 것입니다. 공식적인 프로젝트 관리 관행은 네트워크 다이어그램을 개발하고 핵심 경로를 식별해야합니다. 이것이 귀하의 필요 또는 지식 수준을 초과 할 수 있지만, 핵심 쟁점은 올바른 순서로 활동을 순서대로 나열한 다음 활동에 자원을 할당하는 것입니다. 질문 할 내용은 다음과 같습니다. 다음 단계는 무엇인가요? 서로 다른 리소스를 사용하여 어떤 단계를 동시에 수행 할 수 있습니까? 누가 각 단계를 밟을 것인가? 얼마나 걸릴까요? 이 세부 정보를 많이 자동화 할 수있는 우수한 소프트웨어 패키지가 많이 있습니다. 비슷한 위치에있는 다른 사람들에게 그들이 사용하는 것을 물어보십시오.

1. 기본 계획 작성:팀 및 다른 모든 이해 관계자로부터 예비 계획에 대한 피드백을 얻으십시오. 타임 라인과 작업 일정을 조정하여 프로젝트를 사용 가능한 시간에 맞 춥니 다. 기본 계획을 수립하기 위해 예비 계획을 필요에 맞게 조정하십시오.
2. 프로젝트 조정 요청:프로젝트에 할당 된 시간, 돈 또는 재능은 거의 없습니다.당신의 일은 사람들이 기대하는 것보다 제한된 자원으로 더 많은 일을하는 것입니다. 그러나 프로젝트에는 종종 비현실적인 제한이 있습니다. 당신은 사건을 만들고 사장에게 제시해야하며 이러한 비현실적인 한계를 변경하도록 요청해야합니다. 프로젝트 초기에 변경 사항을 요청하십시오. 문제가 발생할 때까지 기다렸다가 필요한 변경 사항을 묻지 마십시오. 그러나 프로젝트에 결혼식이 포함되어있는 경우 많은 중요한 변경 사항을 요구할 필요가 없습니다.

1. 귀하의 계획을 수행하십시오, 그러나 그것을 위해 죽지 마십시오:계획을 세우는 것이 중요하지만 계획을 변경할 수 있습니다. 매일 아침 운전하기위한 계획이 있습니다. 교차로 하나가 사고로 막히면 계획을 변경하고 다른 방법으로 이동합니다. 프로젝트 계획과 동일하게 수행하십시오. 필요에 따라 변경하고 범위와 리소스를 염두에 두십시오.
2. 팀 진행 상황 모니터링:프로젝트가 시작할 때 약간의 진전을 이루 겠지만, 시작하여 모든 사람들이 어쨌든 무엇을하고 있는지 모니터링하십시오. 그러면 문제가되기 전에 문제를 쉽게 잡을 수 있습니다.
3. 모든 것을 문서화하십시오:기록을 유지해. 기본 계획을 변경할 때마다 변경 내용과 필요한 이유를 적어 두십시오. 새로운 요구 사항이 프로젝트에 추가 될 때마다 요구 사항의 출처와 타임 라인 또는 예산이 조정 된 이유를 적어 두십시오. 모든 것을 기억할 수는 없으므로 모든 것을 기억할 수 있도록 작성하십시오. 그러면 프로젝트가 끝날 때 검토하고이를 배울 수 있습니다.
4. 모두에게 알려주십시오.모든 프로젝트 이해 관계자에게 진행 과정에 대한 정보를 제공하십시오. 각 이정표를 완료 할 때 성공에 대해 알려주고 문제가 발생하자마자 알려줍니다. 또한 팀에 정보를 제공하십시오. 변경 사항을 고려하고 있다면 가능한 한 멀리 팀원들에게 알리십시오. 팀원 모두가 다른 사람들이하는 일에 대해 알고 있는지 확인하십시오.

결론

프로젝트 이니셔티브를 이끌어 갈 공식 프로젝트 관리자가 될 필요는 없습니다. 그러나 프로젝트 관리의 도구와 논리를 사용하여 목표를 명확히하고, 작업을 자세히 설명하고, 팀을 구성하고, 작업을 실행 및 모니터링하는 작업에 적용해야합니다. 성공의 베스트!